Dokumentenmanagement mit SharePoint: Wie man die DMS-Lösung in Microsoft 365 richtig & effizient verwendet!

Microsoft 365
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Originally published at: Dokumentenmanagement: Microsoft SharePoint als revisionssicheres DMS

Microsoft SharePoint ist die zentrale Plattform in Microsoft 365 für die Dateiablage und das Dokumentenmanagement in Unternehmen. Das digitale Verwalten sämtlicher Dokumente an einem zentralen Ort verspricht dabei einen hohen Effizienzgewinn – aber nur in der Theorie. Denn weit häufiger ist das Gegenteil der Fall. So sind laut unserer Langzeit-Effizienzstudie die durchschnittlichen Suchzeiten in deutschen Unternehmen nach Informationen aller Art von 2013 bis 2022 um über 50 % auf 19,6 % der gesamten Arbeitszeit explodiert! Ein Hauptgrund: Bei 69 % der Unternehmen fehlen funktionierende Ablagespielregeln. Wie das Dokumentenmanagement mit SharePoint nun konkret funktioniert, damit Sie solche Nachteile vermeiden und stattdessen tatsächlich von dem Effizienzgewinn profitieren, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Beitrag – mit Video-Tutorial!

1. Was ist „Dokumentenmanagement“, was ein Dokumentenmanagementsystem (DMS)?

Der Begriff „Dokumentenmanagementsystem“ (DMS, auch Dokumentenverwaltungssystem) bezeichnet ganz allgemein eine Software, mit deren Hilfe alle elektronischen Dokumente in einer Organisation nicht nur zentral gespeichert, archiviert und bereitgestellt werden (klassische Dateiablage), sondern zudem auch umfassend verwaltet werden können. Denn im Unterschied zu einer reinen Dateiablage bietet das datenbankgestützte Dokumentenmanagement deutlich mehr Optionen, beispielsweise für die Vergabe von Metadaten und die Verschlagwortung (z.B. Auftrags- und Kundennummern für die Rechnungsverarbeitung). So lassen sich die Dokumente wesentlich schneller suchen und finden und die Arbeitsabläufe deutlich einfacher verwalten (Workflow-Management).

Im optimalen Fall durchläuft dabei jedes Dokument im Betrieb das gesamte DMS: Angefangen bei dessen Erstellung bzw. Erfassung im System, über die korrekte Verteilung und Bearbeitung, bis zur fachgerechten Archivierung oder Löschung. Dabei sind zwei Aspekte besonders wichtig.

  • Zum einen soll eine gezielte Rechteverwaltung der Zugriffsrechte für Ordnung, Klarheit und Sicherheit sorgen. So sollen nur die Personen Zugriff auf die jeweiligen Dokumente haben, die diese auch tatsächlich für ihre Arbeit benötigen bzw. dazu autorisiert sind.
  • Zum anderen soll der jeweilige Workflow optimal unterstützt werden. Das Ziel ist, die einzelnen Arbeitsschritte…

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Hallo,

vielen Dank für diesen Beitrag der sehr schön die Vor- und Nachteile von SharePoint als DMS zeigt.

Vielleicht können Sie dabei aber noch ein bisschen aus dem Nähkästchen plaudern und verraten ob Sie selbst SharePoint als DMS nutzen oder doch auf eine andere Alternative umgestiegen sind?!
Falls ja, vermissen Sie beim Arbeiten elementare Funktionen?

Da wir aktuell auch die Einführung eines DMS diskutieren, wir aber durch das entsprechende Office 365-Paket „eigentlich“ schon eines haben, würde mich sehr interessieren, ob Sie sich selbst auch für SharePoint entschieden haben.

Viele Grüße,
Jörg

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Hallo Jörg,

wir setzen SharePoint als zentrale Plattform für die Dokumentenablage und die Zusammenarbeit im Unternehmen ein. Eine zusätzliche DMS-Lösung für die allgemeine Dokumentenverwaltung haben wir bewusst nicht eingeführt.

Aus unserer Sicht deckt SharePoint die meisten Anforderungen sehr gut ab. Gemeinsames Arbeiten an Dokumenten, Versionsverwaltung, Berechtigungskonzepte, leistungsfähige Suchfunktionen sowie die enge Verzahnung mit Microsoft Teams und den Office-Anwendungen ermöglichen einen effizienten und unkomplizierten Arbeitsalltag.

Für unsere Buchhaltung nutzen wir allerdings weiterhin DocuWare. Der Hintergrund ist weniger die klassische Dokumentenverwaltung, sondern vor allem die revisionssichere Archivierung von Rechnungen und anderen steuerlich relevanten Belegen.

SharePoint ersetzt aus unserer Sicht nicht jedes spezialisierte DMS. Für die tägliche Dokumentenverwaltung und Zusammenarbeit stellt es jedoch eine der besten Lösungen dar.

Viele Grüße
Pascal

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