Originally published at: Effektiv und effizient arbeiten – Unterschiede & Praxisbeispiele
Die Begriffe „effektiv” und „effizient” klingen ähnlich, sind aber nicht dasselbe. Wer den Unterschied versteht, arbeitet zielgerichteter und vermeidet unnötigen Aufwand. Gerade im Berufsalltag – etwa im Projektmanagement, bei der Selbstorganisation oder beim E-Mail-Management – entscheidet diese Unterscheidung darüber, ob man wirklich vorankommt oder nur beschäftigt ist.
1. Was genau ist eigentlich gemeint, wenn von „effektiv“ und „effizient“ die Rede ist?
Ein klassisches Beispiel veranschaulicht es folgendermaßen: Ein Mann versucht, einen Baum mit einer Nagelfeile zu fällen. Das ist mühsam und langwierig. Eine (Ketten-)Säge wäre natürlich das bessere Werkzeug gewesen. Sie erleichtert die Arbeit und beschleunigt deren Erledigung. Die Nagelfeile steht für Effektivität, sie hat einen Effekt, sie ist wirksam. Irgendwann führt ihr Einsatz zum Ziel. Nur effektiv zu arbeiten ist möglich, aber auf Dauer fühlt es sich nicht gut an. Man kommt nur mühsam voran. Die Säge symbolisiert Effizienz. Mit ihr klappt es schneller, weniger aufwändig und wirtschaftlicher. In kurzer Zeit erreicht man so das bestmögliche Ergebnis.
Man kann es auch so zusammenfassen:
- Effektiv ist es, die richtigen Dinge zu tun, die zum Ziel führen.
- Effizient ist es, wenn man die Dinge richtig tut, mit geringem Aufwand zum bestmöglichen Ziel kommt.
2. Ein typisches Beispiel aus dem Arbeitsalltag
In einem größeren Projekt wurde kurzfristig ein zentraler Termin abgesagt. Eine Person übernimmt die Aufgabe, alle Beteiligten zu informieren. Später fragen Sie in der Kaffeeküche nach dem Stand der Dinge. Die Antwort lautet sinngemäß: „Ich habe den ganzen Vormittag telefoniert. Es hat ewig gedauert, aber jetzt sind alle informiert.“
Das ist ein klares Beispiel für Effektivität: Das Ziel wurde erreicht und die Information ist angekommen. Effizient war das Vorgehen jedoch nicht. Mit einer kurzen E-Mail oder einer Nachricht im Teams-Kanal, ergänzt durch gezielte Anrufe bei Schlüsselpersonen, wäre dasselbe Ergebnis deutlich schneller und mit…