Für das Organisieren von Besprechungen ist Outlook die beste Lösung. Hier haben Sie Ihre E-Mails, Termine und die Adressen der Besprechungsteilnehmer an einer Stelle. Durch diese praktische Kombination lassen sich in Outlook Besprechungsanfragen ganz einfach organisieren, versenden sowie nach- und weiterbearbeiten. Wie das nun genau funktioniert, erfahren Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag.
1. Aufwändiges und zeitintensives Organisieren von Besprechungen
In den meisten Firmen läuft es folgendermaßen ab, wenn zu gemeinsamen Besprechungen eingeladen wird:
Ein Mitarbeiter verfasst eine Besprechungsagenda.
Er verschickt eine E-Mail an alle gewünschten Sitzungsteilnehmer, in der er alle zu der gemeinsamen Besprechung einlädt.
Jetzt müssen alle Empfänger den Besprechungstermin von Hand prüfen und manuell in ihren Kalender eintragen.
Derjenige, bei dem der Termin schon belegt ist, meldet dies mit einer E-Mail an den Einlader zurück.
Wenn sich zu viele in dieser Weise melden, beginnt das Spiel von vorn.
Einfacher und schneller geht es mit der Outlook-Funktion Besprechungsanfrage. In den folgenden vier Schritten wird erklärt, wie Sie Besprechungsanfragen in Outlook erstellen und diese effizient nutzen können.
2. So funktioniert die Outlook Besprechungsanfrage
2.1 Teilnehmer einladen zur Outlook Besprechungsanfrage
Um eine neue Besprechungsanfrage zu erstellen, klicken Sie in Outlook im Bereich „Kalender“ links in der Menüleiste.
Gehen Sie anschließend in den Reiter „Start”, klicken Sie nun auf den Button → Neue Besprechung.
Im folgenden Fenster können Sie der Besprechungsanfrage nun zunächst einen Namen geben.
Danach können Sie die gewünschten Teilnehmer hinzufügen.
Klicken Sie dazu auf den Button → Erforderlich. Nun können Sie aus Ihrem Outlook-Adressbuch die Kontakte auswählen, die Sie zu dem Termin einladen möchten.
Über „Erforderlich“ können Sie Teilnehmer zu Ihrer Outlook Besprechungsanfrage hinzufügen.
2.2 Mit dem Terminplanungs-Assistenten freie und belegte Zeiten anzeigen lassen
Mit Hilfe der Funktion „Terminplanungs-Assistent“ können Sie sich anzeigen lassen, wann die eingeladenen Teilnehmer freie bzw. belegte Zeiten…
Ich möchte keine Antworten der Teilnehmer erhalten, würde aber gerne den Status jederzeit einsehen können. Ist dies möglich. In diesem Fall sollen 100 Teilnehmer eingeladen werden. Die 100 Rückmeldungen möchte ich nicht sehen, möchte mir aber einen Überblick verschaffen können, wieivele Teilnehmer kommen.
Ich habe ein Problem bei dem Besprechungstool: Ich bin der Versender, lade einige Teilnehmer ein, und gebe als Erinnerung – z. B. 1 Woche vorher ein. Wenn man dann in den Kalender geht, ist bei mir die Erinnerung da, bei den eingeladenen Teilnehmern ist aber bei der Erinnerung im Kalender „ohne“ vorhanden – die eine Woche ist weg… Wieso ist das so? Ich freu mich über Tipps und Tricks
Wie kann ich gegenüber den Teilnehmern einer bereits vereinbarten Besprechung bestätigen, dass die Besprechung tatsächlich stattfinden wird? Gibt es hier eine Funktion, die mit einem Klick alle informiert?
Danke für Ihre Unterstützung
Hallo,
sollte die Besprechung nicht stattfinden, lässt sie sich problemlos in Outlook für alle Teilnehmer absagen. Ich würde Ihnen empfehlen, die Regel zu vereinbaren „Wird die Besprechung nicht abgesagt, findet sie statt.“. Das ist ein Schritt, der eingespart werden kann.
Sollten Sie es trotzdem wollen, öffnen Sie den Termin, ergänzen den Betreff um „(Findet statt)“, wählen Sie „Speichern & Schließen“ und bestätigen Sie, dass die Info an alle Teilnehmer gesendet wird.
Viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
Timo Kienzle
ich bin noch nicht dahinter gekommen, worin der Unterschied zwischen einem Termin und einer Besprechungsanfrage ist.
Natürlich ist mir klar, dass ein Termin grundsätzlich nur für meinen Kalender gedacht ist, aber auch im Termin habe ich den Terminplanungs-Assistenten, den Button ‚Teilnehmer einladen‘ u.v.m. wie in der Besprechungsanfrage. Wenn es Unterschiede geben sollte, könnte man die dann auch effektiv nutzen.
Hallo,
ich habe einen Termin an einen sehr großen Verteiler (500 Teilnehmer) versandt und würde gerne die Teilnehmer, die noch keine Rückmeldung zum Termin gegeben haben erinnern dies zu tun.
Gibt es eine Möglichkeit, dass ich nur den Teilnehmern, die noch nicht reagiert haben, den Termin erneut sende?
Alternativ würde ich die Einladung auch allen Teilnehmern noch einmal senden, solange die bereits gegeben Antworten nicht verloren sind. Geht dies? Die Teilnehmer nur per Mail zu kontaktieren ist eher ungeschickt, da ich befürchte die Rückmeldung dann per Mail zu erhalten.
Danke und beste Grüße
Marissa Seibel
Hallo,
eine schöne Übersicht der Funktion. Was mich noch interessieren würde:
ist es irgendwie möglich z.B. 50 potentielle Teilnehmer einzuladen und nach 20 Zusagen, dem Rest der Eingeladenen abzusagen („Kurs voll“)?
Outlook kann eine Besprechungsanfrage leider nicht automatisch nach einer bestimmten Anzahl an Zusagen für die restlichen eingeladenen Teilnehmer als „ausgebucht“ markieren.
In so einem Fall muss kann man sich vielleicht mit einer pragmatischen Lösung behelfen und in der Terminanfrage z.B. eine Excel-Tabelle mit nur 20 freien Feldern verlinken, in die sich die Teilnehmer eintragen können.
Ich hoffe, das hilft weiter. Ansonsten einfach gerne nochmal einen Kommentar schreiben :-).
Wenn ich als eingeladener Teilnehmer einer Besprechungseinladung persönliche Kommentare in das Notizfeld eintrage, werden die dann auch bei allen anderen Teilnehmern angezeigt?
Hallo Andreas,
das ist selbstverständlich möglich. Wenn du deine Kommentare in das Notizfeld der Besprechungsanfrage eingetragen hast, kannst du wie gewohnt oben links in der Outlook-Menüleiste auf den Button „Speichern & Schließen“ klicken. Wenn du nicht der Organisator der Besprechungsanfrage bist, werden von dir vorgenommene Änderungen auch nicht im Notizfeld der anderen Teilnehmer angezeigt. Wenn du der Organisator einer Besprechung bist und Änderungen vornimmst, fragt dich Outlook nach einem Klick auf „Speichern & Schließen“, ob du die Änderungen an die eingeladenen Teilnehmer senden willst. In der sich dann öffnenden Meldung klickst du dann einfach auf „Antwort nicht senden“.
Ich hoffe, das hilft dir weiter. Ansonsten gerne jederzeit wieder melden.
Viele Grüße
Felix Brodbeck
wenn Sie die Antworten deaktivieren, bekommen Sie zwar keine 100 Rückmeldungen im Posteingang, verlieren aber auch den Überblick über Zu- und Absagen. Die Statusverfolgung in Outlook basiert auf diesen Rückmeldungen.
Bei rund 100 Teilnehmern wäre ein Teams-Webinar eine Überlegung wert. Das ist für größere Veranstaltungen oft deutlich komfortabler als eine klassische Besprechungsanfrage und bietet eine zentrale Übersicht über die Teilnehmer bzw. Anmeldungen.
laut Microsoft kann der Organisator die Erinnerungszeit für einen Termin festlegen. Grundsätzlich sollte diese Vorgabe auch für die Teilnehmer gelten.
In der Praxis kommt es jedoch vereinzelt zu Abweichungen. Je nach Outlook-Version kann stattdessen die persönliche Standard-Erinnerung greifen oder gar keine Erinnerung hinterlegt sein. Das wirkt eher wie ein client- bzw. versionsabhängiges Problem.
Hier hilft aktuell leider meist nur abzuwarten, bis Microsoft die betreffenden Probleme in den betroffenen Outlook-Versionen behebt.
der Unterschied ist kleiner, als Outlook vermuten lässt.
Ein Termin ist zunächst nur für Sie selbst gedacht. Sobald Sie andere Personen einladen, wird daraus praktisch eine Besprechungsanfrage mit Zu-/Absagen und Teilnehmerverwaltung. Daher wirken beide Funktionen heute oft sehr ähnlich.
