OneNote archivieren: Notizbücher und Co. exportieren oder im Archiv-Notizbuch archivieren

OneNote
1

Originally published at: https://www.buero-kaizen.de/notizen-in-onenote-archivieren/

Bei der täglichen Nutzung von OneNote sammeln sich immer mehr Notizbücher, Abschnitte, Seiten und Subseiten an. Das kann zu Chaos führen. In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag zeigen wir Ihnen deshalb, wie Sie abgeschlossene Notizbücher in OneNote archivieren können, damit Ihre Ablage immer strukturiert und übersichtlich bleibt.

1. Was ist der Unterschied zwischen der Archivierung von Notizbüchern, Abschnitten & Seiten in OneNote und einer Datensicherung?

Geht es darum, Daten zu sichern werden die Begriffe „Datensicherung“ und „Archivierung“ häufig verwechselt. Wir erklären Ihnen den Unterschied:

Datensicherung vs. Archivierung

Bei einer Datensicherung werden regelmäßig Kopien der aktuellen Daten und Dateien auf einem anderen Datenträger erstellt, um diese vor einem Datenverlust zu schützen. Bei Problemen (z. B. Hardwareschäden, Viren, Bürobrände, Wasserschaden oder Cyberattacken) können diese Backups wiederhergestellt werden, um die aktuelle Arbeit nahtlos fortsetzen zu können (siehe Blogbeitrag → „Backup und Datensicherung in OneNote: Wie Sie die Notizbücher sicher aufbewahren“).

Bei der Archivierung werden alle abgeschlossenen relevanten Vorgänge dauerhaft und unveränderlich auf einem anderen Datenträger gespeichert, um diese notfalls wieder einsehen zu können. Dies hat auch rechtliche Gründe, denn für Unternehmensdateien und Dokumente, die zu Abschlüssen und Umsätzen beigetragen haben, besteht eine gesetzliche Archivierungspflicht von sechs bis zehn Jahren.

OneNote Archivierung

Generell ist es möglich Notizbücher, Abschnitte und Co. von OneNote zu archivieren. Die Archivierung kann hier durch zwei unterschiedliche Methoden erfolgen:

  1. Mittels Archiv-Notizbuch in OneNote
  2. Durch die Funktion „Exportieren“

OneNote für Windows (Desktop)

Andere OneNote Versionen
(Mac, iPhone, iPad, Android, Web)

Vorteile

Archiv-Notizbuch

 ✔ ✔

  • Notizbücher können weiterhin durchsucht werden

  • Archivierung ist schneller

Funktion „Exportieren“

 ✔ ❌

  • Daten können so gesichert werden, dass keine Änderungen mehr vorgenommen werden können

2. So können Sie Ihre Notizen in OneNote archivieren

Haben Sie Ihre Projekte in einzelne Notizbücher unterteilt, können Sie diese nach Abschluss sofort archivieren. Hinweis: Sie müssen nicht das gesamte…

→ Weiterlesen auf buero-kaizen.de