Die Outlook Kategorien ermöglichen Ihnen eine völlig neue Art der Übersicht über die Programmbereiche Posteingang, Kalender, Kontakte, Aufgaben und Notizen hinweg. Diese individuellen Kategorien sind Attribute (ein Schlüsselwörter oder eine Bezeichnungen), die jedem beliebigen Element in Outlook hinzugefügt werden können. Anhand dieses zusätzlichen Attributs können die verschiedenen Elemente wie Termine, Aufgaben, Kontaktadressen, Notizen, E-Mails etc. beliebig sortiert, gruppiert, angezeigt oder gesucht werden. Somit können Sie sich alle Daten einer Kategorie auf Knopfdruck anzeigen lassen. Ihnen werden dann nur alle Inhalte dieser Kategorie angezeigt, alle anderen nicht benötigten Daten werden ausgeblendet. In unserem Blogbeitrag zeigen wir Ihnen, wie die Outlook Kategorien angelegt, dann zugeordnet und schließlich genutzt werden können.
1. In Outlook Kategorien erstellen
Bevor wir Kategorien zuweisen können, müssen diese zuerst angelegt werden:
Gehen Sie in Outlook in einer beliebigen Ansicht auf → Start.
Klicken Sie im Menüband auf die Schaltfläche → Kategorien.
In dem sich nun öffnenden Dropdown Menü klicken Sie auf → Kategorisieren und anschließend auf → Alle Kategorien… .
In dem neuen Dialogfenster „Farbkategorien“ können Sie nun neue Kategorien mit einem Klick auf → Neu… erstellen.
Geben Sie einen → Namen für die Kategorie ein, wählen Sie eine → Kategorienfarbe und ggf. auch noch eine → Tastenkombination.
Tipp: Mit der Tastenkombination können Sie später ganz schnell eine Kategorie direkt dem Element z. B. einer E-Mail vergeben. Sie sparen sich dadurch einige Klicks mit der Maus.
Über die Funktion "Neu..." können Sie eine neue Kategorie in Outlook hinzufügen.
</div>
Jede Outlook Kategorie ist automatisch einer eigenen Farbe zugeteilt, die sogenannte Farbkategorie. Kategorie und Farbe bilden in Outlook eine Einheit (daher ist in Outlook auch häufig von „Farbkategorien“ zu lesen). Die farbliche Kennzeichnung der einzelnen Kategorien dient der besseren Übersichtlichkeit, wenn Sie…
Hallo,
ich nutze die Kategorien. Nun habe ich aber die Ansicht geändert im Emailpostfach und nun sind die Kategorien in Textform statt farblich markiert. Wie kann ich das ändern?
Danke und Grüße M. Dieterle
Hallo, ich verwende die Kategorien hauptsächlich in den Aufgaben. Leider verschwinden bei mehreren Aufgaben oftmals die Kategorien und mir ist es noch nicht gelungen einen Zusammenhang festzustellen. Meine Vermutung ist, dass es bei den überfälligen Aufgaben passiert, ist aber nicht immer der Fall. Ich benutze die Aufgaben nur für mich, also keine Übertragung an andere, die andere Kategorien haben. Haben Sie eine Idee?
VG, Weber-Schardt
Hallo Frau Weber-Schardt,
vielen Dank für Ihre Nachricht.
Es gibt ein paar Sachen, die uns bekannt sind und die Ihnen vielleicht weiter helfen können.
1. Wenn Ihr Postfach als IMAP Konto angelegt ist kann es zu dem Problem kommen das die Kategorien in Aufgaben/E-Mails nicht funktionieren.
Das gleiche Konto als POP3 hinzufügen würde das Problem lösen. Wenn es sich anderseits um ein Exchange Konto handelt sollten Kategorien einwandfrei funktionieren.
Sind die Aufgaben in welchen die Kategorien verschwinden aus einer E-Mail erstellt? Wenn ja, prüfen Sie, ob für diese E-Mails eine „Regel“ erstellt ist.
Testen Sie es in dem Sie die Regel Löschen und dann aus dieser E-Mail die Aufgabe erstellen.
Es gab ein Problem mit den Regeln die mit Outlook 2007 eingeführt wurde, die alle vorhandene Kategorien aus ankommenden E-Mails löscht.
Ich hoffe, das hilft Ihnen weiter.
Viele Grüße
Ivan Jurisic
Sehr geehrter Herr Kurz,
ich arbeite sehr gern mit der Kategorisierung über sämtliche Outlook-Elemente hinweg. Nun gibt es zwei Kategorien, die ich sehr häufig nutze. Gibt es eine Möglichkeit, einzelne Kategorien auf die Schnellstartleiste zu legen, um diese direkt auswählen zu können? Bei der Auswahl der Befehle für die Schnellstartleiste habe ich nur das übergeordnete „Kategorisieren“ gefunden. Haben Sie einen Tipp für mich?
Viele Grüße aus dem Erzgebirge
Anja Leicht
leider ist das über diesen Weg nicht möglich. Sie können jedoch zwei QuickSteps anlegen, die genau diese Kategoriezuweisungen übernehmen. Die QuickSteps können Sie dann problemlos auf die Startleiste legen. Schauen Sie sich dazu gerne diesen Artikel an: Outlook QuickSteps: Schnell erstellen & anpassen
Viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
Timo Kienzle
ich habe neue Kategorien zu meinen Outlook-Kontakten hinzugefügt, aber diese werden bei dem Neuanlegen eines neuen Kontaktes nicht angezeigt. Die neu angelegten Kategorien sind anscheinend nicht in der Hauptkategorienliste aufgeführt. Wie kann ich auf die neu angelegten Kategorien zugreifen und wie verhält es sich mit der Hauptkategorienliste und neu angelegten Kategorien. Wie kann ich neu angelegte Kategorien so anlegen, dass sie für weitere neue Kontakte automatisch in der Gesamtkategorienliste immer angezeigt werden?
kann es möglicherweise sein, dass Sie in Outlook mit mehreren E-Mail-Adressen bzw. Postfächern arbeiten? Normalerweise werden alle Kategorien in der Hauptkategorienliste angezeigt. Wenn erst kürzlich angelegte Kategorien „vermisst“ werden, könnte das daran liegen, dass sie in einem anderen Postfach und daher für eine andere E-Mail-Adresse angelegt wurden.
Sehr geehrter Herr Kurz,
würde gerne die Kategorien zum Filtern benutzen, leider funktioniert das mit den Kontakten aus der iCloud (iPhone) nicht mehr?
Gibt es irgendeine Möglichkeit das Kategorisieren mit den iCloud-Kontakten zu aktivieren?
Für die Synchronisation der Kontakte mit dem iPhone kann die iCloud verwendet werden. Dabei ist dann nur zu beachten, dass iCloud für Windows auf Ihrem Rechner installiert und das iCloud-Addin in den Outlook-Einstellungen aktiviert ist. Kategorisieren lassen sich die Kontakte ja ohnehin nur in Outlook auf dem Rechner, das muss dann gegebenenfalls nachträglich vorgenommen werden, falls ein Kontakt auf dem iPhone angelegt wurde.
Ansonsten können Sie Ihre Kontakte aus Outlook heraus ja auch auf das iPhone synchronisieren, indem Sie Ihr E-Mail-Postfach als Konto auf dem iPhone einrichten. In diesem Fall funktioniert die Kategorisierung der Kontakte in Outlook wie gewohnt.
Das iPhone benutzt standardmäßig ein anderes Dateiformat für die Kontakte als Outlook. Für die Kategorisierungsfunktion müssen die Kontakte ein Dateiformat haben, das die Kategorien-Funktion unterstützt. Daher ist eine Synchronisation von Outlook auf das iPhone (und nicht umgekehrt) zu empfehlen.
