Die Funktion „Outlook synchronisieren“ benötigen Sie immer dann, wenn Sie von verschiedenen Geräten oder verschiedenen Anwendungen aus Zugriff auf all Ihre Outlookdaten haben wollen. Synchronisieren bedeutet so viel wie „automatisch abgleichen“ oder „alles auf den neuesten Stand bringen“. Damit ist gemeint, dass alle Änderungen, die Sie auf einem Gerät machen, dann auch auf allen weiteren Geräten oder Anwendungen angezeigt werden.
1. Outlook synchronisieren – Was kann eigentlich synchronisiert werden?
Nicht jeder arbeitet mit einem Microsoft Exchange-Konto oder mit Outlook.com. Es gibt auch die Möglichkeit mit einem IMAP- oder POP-Email-Konto zu arbeiten. Je nachdem, mit welchem Dienst Sie arbeiten, werden gewisse Informationen synchronisiert oder auch nicht. In der nachfolgenden Tabelle haben wir Ihnen kompakt dargestellt, welche Informationen in Outlook synchronisiert werden.
Exchange-Konto
Outlook.com
IMAP-Konto
POP-Konto
E-Mails
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Kontakte
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Kalender
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Aufgaben
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Die Übersicht zeigt Ihnen, dass Sie mit einem Exchange- oder Outlook.com-Konto am einfachsten Ihre Informationen von und in Outlook synchronisieren können. Wie das funktioniert, erklären wir Ihnen nachfolgend mit einer übersichtlichen Schritt-für-Schritt-Anleitung.
2. Outlook synchronisieren per Exchange-Konto
Am einfachsten synchronisieren Sie Outlook mit Ihrem Exchange-Konto, denn die meisten Unternehmen mit mehreren Mitarbeitern verwenden als Groupware-Programm einen „Exchange Server“. Diese Software wird auf dem Unternehmensserver installiert und ermöglicht das Verteilen, Verwalten und Speichern von Daten zwischen mehreren Benutzern.
Wenn Sie ein solches Exchange-Geschäftsemail-Konto besitzen, werden alle Outlookdaten (Aufgaben, E-Mails, Kalender, Kontakte, Notizen) immer automatisch auch auf dem unternehmenseigenen Exchange-Server gespeichert. Outlook und das Exchange-Konto synchronisieren sich also permanent.
Genau das ermöglicht nun einerseits die Zusammenarbeit an gemeinsam genutzten Dateien und ist zugleich auch die Basis für die Synchronisation zwischen zwei Outlookanwendungen auf unterschiedlichen Geräten. Dafür müssen Sie lediglich auf beiden Geräten Outlook verwenden und Zugriff auf dasselbe Exchange-Konto haben.
Ich habe keinen Exchangeserver, möchte outlook (EMails, Kalender, Kontakte) zwischen PC, AndroidMobil, Tablet synchronisieren. Sehen Sie da eine Möglichkeit?
Über einen IMAP/POP3 Protokoll lassen sich nur E-Mails synchronisieren. Eine Lösung für zuverlässige Synchronisation gibt es für diese Protokolle nicht.
Um wirklich eine zuverlässige und geräteübergreifende Synchronisation zu gewährleisten, müssen Sie auf ein Exchange-Konto zurückgreifen.
Das funktioniert entweder, wenn Ihre Firma mit einem Exchange-Server arbeitet. Alternativ gibt es von Microsoft kostenfreie “@outlook.com”-Mailadressen – diese verwenden Exchange.
Hallo. Ich habe mehrere Mai-Adressen (privat – z.B. 1@web.de; 2@web.de, 3@gmail.de) und habe sie alle in Outlook am Laptop eingebunden. Jetzt möchte ich mit Hilfe der App auf dem Samsung Handy dieselbe Ansicht haben, heißt Ordnerstrukturen und dass ich Mails, die ich auf einem Gerät gelesen und verschoben oder gelöscht habe auf dem anderen Gerät genauso dargestellt werden.
Das funktioniert aber nicht a) wenn ich die mail adressen auch in der Handy App einbinde, dann habe ich die mails halt doppelt und b) mit „My phone explorere“ werden nur Kontakte, Termine aber nicht mails gleich dargestellt…. Any help is very welcome…Muss ich eine neue Exchange MAil Adresse kreieren oder so?
Vielen Dank im Voraus. Gruss Arndt Janssen
web.de und die meisten kostenlosen Mailanbieter verwenden leider das total veraltete IMAP/POP3 Protokoll. Darüber lassen sich nur E-Mails synchronisieren. EIne Lösung für zuverlässige Synchronisation gibt es für diese Protokolle nicht. Um wirklich eine zuverlässige und geräteübergreifende Synchronisation zu gewährleisten, müssen Sie auf ein Exchange-Konto zurückgreifen. Das funktioniert entweder, wenn Ihre Firma mit einem Exchange-Server arbeitet. Alternativ gibt es von Microsoft kostenfreie „@outlook.com“-Mailadressen – diese verwenden Exchange.
Hallo Herr Kienzle,
Sie verweisen auf die kostenfreien Outlook-Mails als Exchange-Hilfe. Was meint das genau? Binde ich die Outlook-Mail als neues E-Mail-Konto in Outlook-Lokal ein und dann gibt eine Synchronisierung der bestehenden Ordnerstruktur?
Wenn ja: müssen die verschiedenen 1@web.de, 2@web.de usw. dann über outlook.de eingebunden sein oder kann das über Outlook-Lokal bleiben? (die Ordner-Frage stellt sich erneut)
Mir scheint, dass bei allem Wunsch nach der Cloud-Exchange-Lösung niemand den Cloud-Import eingeplant hat. Wie kommt die bestehende, gewachsene lokale Version(EMails/Kontakte/Termine) auf den Exchange-Server?
Herzlichen Dank für Ihre Hinweise!
Simone T.
ich suche nach einer Möglichkeit, mail und kalender meines Android-handy mit meinem macbook zu syncen und zwar so, dass die verschiedenen Porstfächer (drei Homepages und zwei private Postfächer) erhalten bleiben. Geht das mit Exchange? Und brauche ich dafür office business ?
Sie müssen auf Ihrem MacBook lediglich „Systemeinstellungen“ öffnen > „Internet-Accounts“ und dort unten im linken Fensterbereich auf das kleine „+“ klicken, um ein Postfach/Account hinzuzufügen. Dann können Sie Häkchen für Mail, Kontakte und Kalender setzen. Wiederholen Sie diesen Prozess einfach für all Ihre gewünschten Postfächer.
Ich hoffe, ich konnte Ihnen weiterhelfen.
Effiziente Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
Timo Kienzle
der Hinweis ist wichtig. Wenn über Exchange gesprochen wird, stehen meist die Cloud-Vorteile im Fokus. Weniger Beachtung findet die Frage, wie bestehende Outlook-Umgebungen mit ihren über Jahre gewachsenen Datenbeständen migriert werden.
Für mich sind das zwei getrennte Themen: die Anbindung vorhandener E-Mail-Konten (z. B. web.de) und die Übernahme bestehender Outlook-Daten.
Die Konten lassen sich weiter einbinden. Ordnerstrukturen, Kontakte und Termine werden jedoch nicht automatisch ins Exchange-Postfach übernommen. Gerade dieser Migrationsschritt wird oft unterschätzt und kann je nach Datenbestand den größten Aufwand der Umstellung verursachen.