Originally published at: Papierloses Büro: Vorteile, Konzept, Tools, Umsetzung & Förderung
Ein papierloses Büro reduziert die Papier-, Druck- und Archivkosten, beschleunigt die Durchlaufzeiten, verbessert die Zusammenarbeit, schützt die Umwelt und erhöht die Flexibilität bei der Wahl des Arbeitsortes. Gleichzeitig schafft papierloses Arbeiten die Grundlage für die Automatisierung digitaler Workflows. Aber wie sieht das Konzept eines papierlosen Büros konkret aus? In welchen Schritten erfolgt die Umsetzung? Welche Hardware und Software-Komponenten werden dafür benötigt? Was ist bei Aufbewahrungspflichten, Datenschutz und IT-Sicherheit zu beachten? Und welche Fördermöglichkeiten gibt es für Unternehmen? Dieser Büro-Kaizen® Leitfaden beantwortet die wichtigsten Fragen und zeigt praxisnah, wie Sie ein papierloses Büro strukturiert, sicher und effizient in Ihrem eigenen Unternehmen umsetzen können.
1. Definition: Was bedeutet „papierloses Büro“ konkret?
Der Begriff „papierloses Büro“ beschreibt eine Arbeitsumgebung, die weitgehend ohne den Einsatz klassischer, physischer Papierdokumente auskommt. Das heißt, alle Dokumente, Informationen, Freigaben und Abläufe werden – soweit rechtlich und organisatorisch möglich – mittels digitaler Verfahren elektronisch erstellt, verarbeitet, gespeichert, geteilt und archiviert. Die Umstellung der papierbasierten Prozesse auf digitale erfordert somit neben der technischen Infrastruktur auch klare digitale Workflows mit den entsprechenden Software-Tools und sicheren Zugriffsrechten.
Digitalisierung vs. digitale Transformation:
Das papierlose Büro ist nicht das Ergebnis einer digitalen Transformation, sondern ein wichtiger Zwischenschritt auf dem Weg dorthin. Die zentrale Voraussetzung dafür ist die Digitalisierung bisher analoger, papierbasierter Inhalte, also das Erstellen, Scannen, Speichern und Wiederfinden digitaler Dokumente. Die Umsetzung des papierlosen Arbeitens erfordert somit zudem auch eine entsprechende Prozessdigitalisierung der damit zusammenhängenden Abläufe. Denn wenn die entsprechenden Workflows nicht mit etabliert werden, dann werden Dinge künftig analog und zusätzlich auch noch digital parallel nebeneinanderher erledigt, mit entsprechendem Mehraufwand durch Medienbrüche und Doppelarbeit. Die digitale Transformation eines Unternehmens hingegen geht noch einmal deutlich über das reine papierlose Arbeiten hinaus und führt auch zu einer umfassenden strategischen Neuausrichtung der Organisation, der Unternehmenskultur sowie der unternehmensweiten Arbeits- und Geschäftsprozesse.…