Originally published at: SharePoint Versionsverlauf: Alte Versionen wiederherstellen
Der Versionsverlauf in Sharepoint ist eine automatische Versionierung, die vor dem Verlust von Daten schützt. In dem Versionsverlauf lassen sich frühere Versionen der Datei anzeigen und bei Bedarf wiederherstellen. Wie Sie diese SharePoint-Funktion aktivieren und deaktivieren, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag.
1. Was ist das Problem?
Im Unternehmensalltag kommt es regelmäßig vor, dass Dateien ausversehen fehlerhaft geändert und beim Abspeichern einfach überschrieben werden. Dann ist es häufig aufwendig, das ursprüngliche Element aus dem jeweiligen Backup wiederherzustellen. Der Erfolg dieser Rettungsmaßnahme hängt allerdings nicht nur von den individuellen Intervallen der Backups ab, sondern bei länger zurückreichenden Zeiträumen zudem auch von der individuellen Aufbewahrungs- und Haltezeit der Backup-Sicherungskopien in Ihrem Unternehmen.
- Mit der Versionierungsfunktion legt SharePoint jedoch automatisch eine Liste mit allen Änderungen an den Elementen, Dateien und Dokumenten an.
- In diesem Versionsverlauf kann man dann einfach an die gewünschte Stelle klicken und die Datei in der benötigten Version schnell und bequem wiederherstellen – ganz ohne Backup und Unterstützung des IT-Administrators.
2. Wofür kann der Versionsverlauf in SharePoint konkret alles genutzt werden?
Die automatische Versionierung eignet sich im Unternehmenskontext vor allem für folgende drei Einsatzmöglichkeiten:
- Nachverfolgung getätigter Änderungen: Im Versionsverlauf können Sie ganz genau einsehen, welcher Benutzer diese wann bearbeitet und welche Änderungen gemacht hat. Dabei können Sie zudem auch erkennen, ob Eigenschaften wie das Fälligkeitsdatum geändert wurden.
- Einzelheiten in früheren Versionen nachschauen und vergleichen: Die neue Dateiversion gefällt Ihnen nicht? Dann können Sie eine „historische“ Version öffnen, ohne die neue zu überschreiben, und die beiden Dokumente dann vergleichen. (Tipp: Sie können die alte Dateiversion bei Bedarf auch als Link zum erneuten Überarbeiten/Verbessern verschicken, siehe unten.)
- Wiederherstellen und ersetzen: Sie können die aktuelle Dateiversion (z. B. fehlerhaft, defekt oder unbrauchbar verändert) auch ganz einfach verwerfen und komplett durch eine ältere Version ersetzen.