Originally published at: Abkürzung zu Händen richtig verwenden (Brief + E-Mail)
In diesem Text wollen wir Ihnen die Begrifflichkeit „zu Händen“ näherbringen und aufzeigen, wie Sie diese am besten einsetzen, damit das Schreiben auch beim gewünschten Adressaten landet. Wann benötigen Sie diesen Hinweis überhaupt? Wohin muss dieser Zusatz im Adressfeld? Wie kürzen Sie ihn idealerweise ab? Müssen E-Mails ebenfalls mit der Anmerkung versehen werden? Und wann kommen Sie nicht umhin, die Anweisung „persönlich/vertraulich“ im Empfängerfeld zu verwenden?
1. Benutzt man „zu Händen“ heutzutage überhaupt noch?
Wir kommunizieren heute in erster Linie digital. Wir schreiben E-Mails, chatten in diversen Messengern (firmenintern gern mit Teams oder ähnlichen Tools), schreiben SMS, WhatsApp-Nachrichten oder Messages bei Signal. Doch es gibt weiterhin mehr als genügend Beispiele dafür, dass auch die klassische Post, also real auf Papier gedruckte Schreiben, weiterhin Verwendung finden. Meist geht es dabei um offizielle oder behördliche Angelegenheiten, also zum Beispiel um Rechnungen oder Mahnungen, um Briefe von Ämtern und Dienststellen und um Verträge.
Die Abkürzung z. Hd. steht für „zu Händen“ und wird im Büroalltag oft verwendet.
Wenn Sie selbst ein Schreiben aufsetzen, das in gedruckter Form versendet wird, und Sie kennen den Empfänger innerhalb einer Organisation (also in einer Behörde, bei einem Kunden oder in der HR-Abteilung eines Betriebs, bei dem Sie sich bewerben möchten), dann sollten Sie unbedingt den Vermerk „zu Händen“ bzw. dessen geläufige Abkürzung benennen. Zu den geläufigen Abkürzungen für diese Formulierung kommen wir übrigens später noch („z. Hd.“ wäre etwa akzeptabel). Auf diese Weise nimmt der Brief keine unnötigen Umwege, bis er dem Adressaten zugestellt wird, was wiederum Zeit einspart und bei den Adressaten in der Regel gut ankommt – sie fühlen sich wertgeschätzt, wenn diese persönliche Ebene genutzt wird. Ist ein Brief also offizieller oder behördlicher Natur, dann ist die Verwendung dieses Hilfsmittels nicht nur weiterhin üblich, sondern sogar effizient. Das…