Originally published at: Anleitung für Microsoft 365-Gruppen: Erstellen & richtig nutzen
Die Microsoft 365-Gruppen (ehemals Office 365-Gruppen) wurden 2024 gründlich überarbeitet, um die Nutzung zu vereinfachen und die Einsatzmöglichkeiten zu verbreitern. Mittels der Gruppenfunktion lässt sich einer Nutzergruppe von Mitarbeitern deutlich schneller und einfacher die jeweils benötigten Microsoft 365-Apps, -Dienste und -Ressourcen zuweisen sowie die Berechtigungen dafür zentral verwalten. Durch die gemeinsame Gruppenidentität entfällt somit das aufwendige Verwalten jedes einzelnen Dienstes für jeden einzelnen, neuen Nutzer. Der bekannteste Microsoft 365-Gruppentyp sind die neuen Outlook-Gruppen. In diesem Büro-Kaizen® Beitrag erfahren Sie, was die Microsoft 365-Gruppen konkret sind, was sie alles können, wofür man sie einsetzt und wie das genau geht – mit Praxisbeispielen!
1. Was sind Microsoft 365-Gruppen und wie funktioniert das Werkzeug?
Die Microsoft 365-Gruppen (auch Microsoft-Gruppen, Office-Gruppen, M365Gruppen genannt) sind der „grundlegende Mitgliedschaftsdienst“ in Microsoft 365. Das heißt, sie sind keine eigenständige App, sondern ein zentrales Steuerungselement, das wie eine Art Sammel-Container funktioniert. Damit lassen sich mehrere Nutzer zu einer Gruppe zusammenfassen, um ihnen allen gleichzeitig, einheitlich und zentral alle für diese Gruppe benötigten Microsoft 365-Apps und Ressourcen bereitzustellen, inklusive der Berechtigungen, Rollen und Zugriffsrechte.
Dafür werden alle Mitglieder einer Microsoft 365-Gruppe zu einer gemeinsamen „Gruppenidentität“ gebündelt. Die benötigten Apps wiederum werden zu einem gemeinsamen „Gruppen-Tool-Set“ zusammengefasst. Das hat den großen Vorteil, dass dadurch allen Gruppenmitgliedern die benötigten Gruppentools zentral auf einmal bereitgestellt und verwaltet werden können – und nicht mehr jede einzelne App für jede einzelne Person.
- Auf diese Weise kann einer beliebig großen Gruppe von Mitarbeitern (+ 1.000 Nutzer; bis zu 1.000 Zugriffe gleichzeitig ohne Verzögerung) im Unternehmen ein ganzes Bündel an verschiedenen Microsoft 365-Tools und -Ressourcen auf einmal bereitgestellt werden.
- Beispielsweise ein gemeinsames Postfach mit gemeinsamer Gruppen-E-Mail-Adresse für die interne und externe Kommunikation (wie sales@buero-kaizen.de), einen gemeinsamen Gruppenkalender für die Planung der Gruppentermine, eine SharePoint-Teamwebsite für das Speichern und Teilen der gruppenrelevanten Dateien,…