Originally published at: Word mit OneDrive: Dokumente einfacher teilen und gemeinsam bearbeiten| Büro-Kaizen
Microsoft OneDrive mit Word kombinieren: Microsofts Cloudspeicher OneDrive eignet sich hervorragend zum gemeinsamen Bearbeiten von Word-Dokumenten mit Personen außerhalb des eigenen Unternehmens. Dann haben das lästige Verschicken von Word-Dokumenten via E-Mail-Anhängen und die damit zusammenhängenden Versionskonflikte ein Ende. Darüber hinaus können Sie mit OneDrive zudem jederzeit und von überall aus auf Ihre Word-Dateien zugreifen und bearbeiten (online sowie offline). Das erspart unfreiwillige Arbeitspausen im Außendienst aufgrund schlechter Internetverbindung, z.B. bei Kunden oder auf Geschäftsreisen. In diesem Büro-Kaizen-Artikel erfahren Sie alles rund um die praktische Kombination von OneDrive mit Microsoft Word (Desktop- und Online-Version).
1. Das Problem: Warum Microsoft Word mit OneDrive verbinden?
Innerhalb von Unternehmen wird selbstverständlich die gemeinsame Dateiablage genutzt, um anderen Mitarbeitern Dateien und Dokumente freizugeben, gemeinsam zu bearbeiten oder ein Feedback einzuholen. Deutlich umständlicher ist hingegen die Zusammenarbeit an Word-Dokumenten mit externen Personen außerhalb des eigenen Unternehmens, die keinen Zugriff auf die eigene Firmendateiablage haben. Der Modus Vivendi ist dann meistens immer noch, das betreffende Word-Dokument per E-Mail hin und her zu senden. Dies führt dann jedoch gleich zu mehreren Problemen:
- Wer besitzt die aktuelle Dokumentenversion? Ist die Version in der eigenen Dateiablage nun die aktuelle, oder besitzt der Kunde/Auftraggeber/externe Mitarbeiter eventuell noch eine aktuellere Version? Und falls nicht, hat dieser die jüngsten Änderungen bereits erhalten?
- Beim klassischen Versenden von Word-Dateien per E-Mail ist kein gleichzeitiges Bearbeiten des Dokuments möglich. Dies führt dann zu den bekannten Versionskonflikten, sollten die Dokumente dennoch zeitgleich bearbeitet und unabhängig voneinander abgespeichert werden. Das Auseinanderdividieren der Änderungen ist dann ziemlich aufwendig – das kann durch den Einsatz von OneDrive vermieden werden.
2. Die Lösung: Die Vorteile der Kombination von Microsoft OneDrive mit Microsoft Word
Microsofts Cloudspeichersystem OneDrive gibt es in verschiedenen Versionen. In den meisten Unternehmen ist es als OneDrive for Business im Rahmen eines Office/Microsoft 365…