Ich schreibe täglich 150-200 Emails und komme.mit der Nachverfolgung einfach nicht hinterher. Ich habe mal versucht, die wichtigen Emails mit zu markieren und dann sich „mit Nachverfolgung“ erinnern zu lassen. Allerdings verliere ich den Überblick bei der Nachverfolgung (wer schon geantwortet hat - wo hat es Rückfragen gegeben etc.)
Hat da jemand Tipps und Ideen?
Zuerst einmal: Herzlich willkommen im Forum @stefanpohlmann 
150-200 E-Mails pro Tag ist eine ganze Menge - Respekt.
Deinen Ansatz E-Mails mit Datum auf die Aufgabenliste zu setzen, finde ich erstmal gut. Das mache ich selbst auch so. Aber bei so einer großen Menge an Mails wird man da immer an Grenzen kommen. Man könnte natürlich noch über einige Feinheiten nachdenken. Aber vielleicht muss man das Problem auch anders angehen.
Ich hatte den folgenden Gedanken, den ich dir einfach mal weitergeben wollte:
Mach dich nicht zur Sekretärin anderer
Man kann nicht so eine große Menge an Vorgängen händisch nachverfolgen. Was passiert, wenn du die Nachverfolgung einstellst? Oder wirklich nur dort, wo es nicht anders geht.
Kannst du es nicht auf Vertrauensbasis machen? Vertrau darauf, dass deine Kollegen dir antworten werden. Wenn das nicht klappt, hast du vielleicht ein viel größeres Problem im Unternehmen.
Lieber auch mal einen Fehler riskieren oder sehenden Auges geschehen lassen. Wenn dieselbe Person/Kollege immer wieder nicht antwortet, dann die Person freundlich ansprechen, wo das Problem liegt und wie man es lösen kann. Lass es doch mal eskalieren.
Ich würde versuchen das Problem grundsätzlich zu lösen, dass die Nachverfolgung von E-Mails (in der Regel) unnötig wird.
Wenn du Führungsverantwortung hast, würde ich klare interne Spielregeln für Antwortzeiten einführen (z. B. 1 Werktag).
Vielleicht helfen dir ja diese Gedanken…
Vielleicht haben andere aus der Community noch ergänzende Ideen?
Hallo @stefanpohlmann
E-Mails kosten für Sender und Empfänger sehr viel Zeit, die oft nicht vorhanden ist. Es entsteht dann ein gewisser „Druck“ keine Info/Aufgabe/Termin zu verpassen - eine hohe Anzahl von täglichen Mails wird dann zur Herausforderung.
Ziel könnte sein, die Mail-Kommunikation auf ein Minimum zu reduzieren, um Freiraum für das „Untermehmensprodukt“ zu haben.
- Interne Themen auf Teams-Kanäle / OneNote-Projektseiten / Planner-Aufgaben verlagern. So bleibt der Status für alle Beteiligten immer transparent.
- Interne Themen per kurzem Meeting starten, Aufgaben gemeinsam abstimmen und den weiteren Verlauf in einem Team-OneNote gemeinsam fortführen. Das Problem bei Mail ist, dass der Austausch oft schwierig ist und manchmal Ping-Pong-Mailings entstehen.
- Mail-Kommunikation nur auf externe Kontakte begrenzen. (Unternehmens-Spielregeln)
- Auf CC und BCC in Mails möglichst verzichten, dadurch sparen Empfänger auch wieder Zeit bei der Mailverarbeitung.
- Bei der Mailverarbeitung mit Outlook-Regeln und Quick-Steps das System für sich arbeiten lassen
Ich würde wie Marcel Miller vorgeschlagen hat, auch auf eine Nachverfolgung verzichten. Und falls es zu einem Problem kommt, evtl. den internen Prozess prüfen, wo man mit den M365-Tools noch optimieren kann.
Wünsche viel Erfolg.