Notizen/Vermerke in E-Mails anbringen

Outlook
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In unserem Büro gibt es die Konstellation, dass manchmal mehrere Mitarbeiter "zuständig " sind.

Wie kann ich eine Notiz / einen Vermerk anbringen, die für den anderen Mitarbeiter im E-Mail Eingang lesbar aber wenn ich dann die E-Mail beantworte nicht mehr sichtbar ist?

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Hallo,

eine interne Notiz an einer E‑Mail, die im Posteingang sichtbar ist und beim Antworten verschwindet, bietet Outlook leider nicht.
Als praktikable Alternativen bieten sich Aufgaben oder OneNote an.

  1. E‑Mail in eine Aufgabe umwandeln
  • Wandeln Sie die E‑Mail in eine Aufgabe um, am besten mit QuickSteps.
  • Hinterlegen Sie dort alle internen Notizen und Zusatzinformationen.
  • Markieren Sie die ursprüngliche E‑Mail z. B. mit einer Kategorie wie „Aufgabe“ oder „Infos in Aufgabe“.

Die E‑Mail bleibt unverändert und übersichtlich, während alle internen Informationen strukturiert an einer zentralen Stelle gepflegt werden – direkt in Outlook.

  1. Dokumentation in OneNote (für umfangreichere Vorgänge)
  • Für komplexe oder länger laufende Themen empfiehlt sich die Ablage in OneNote.
  • Dort können E‑Mails, Notizen und Hintergrundinformationen zentral gesammelt werden.
  • Eine Kategorie wie „OneNote“ kann darauf hinweisen, dass weiterführende Informationen dort hinterlegt sind.

Aktive Vorgänge (z. B. Tickets) können in OneNote gepflegt und nach Abschluss in ein Archiv verschoben werden.

Wichtig ist am Ende, dass es einen zentralen Ort für Informationen gibt. Alle im Team sollten sich daran halten, und es sollte klar kommuniziert sein, wie gearbeitet wird und wo welche Informationen abgelegt werden.

Sollte die Frage noch nicht vollständig geklärt sein, beschreibe gerne die Situation etwas genauer, damit wir gemeinsam eine noch bessere Lösung finden können

Viele Grüße
Pascal

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