Originally published at: Microsoft Teams: Team inkl. Kanäle archivieren (Anleitung)
Das Archivieren von wichtigen Unternehmensdaten, wie zum Beispiel einem abgeschlossenen Projekt in Microsoft Teams, ist nicht nur eine Frage des Aufräumens und der Ordnung. Für bestimmte unternehmerische Daten gibt es auch eine gesetzlich vorgeschriebene Archivierungspflicht. In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag zeigen wir Ihnen daher nun, wie Sie ihre abgeschlossenen Vorgänge in Microsoft Teams archivieren können.
Einführung zur Archivierung von Microsoft Teams
Die Ordnung ist die Mutter der Bequemlichkeit – und um unnötige Störungen zu vermeiden, darf der Ordnung auch kein Urlaub gegönnt werden. Das Archivieren von Microsoft Teams (inklusive Kanälen und Unterhaltungen) ist zum Glück sehr einfach gelöst. Dabei gilt:
- Beim Archivieren werden generell nur abgeschlossene Vorgänge archiviert und in der Regel 6-10 Jahre unveränderbar aufbewahrt. (Backups hingegen dienen der Datensicherung der aktuellsten Datensätze und werden nach bestimmten Intervallen wieder überschrieben.)
- Archivierte Teams bleiben in ihrem ursprünglichen Speicherort erhalten, der Microsoft 365 Cloud. Sie tauchen dann allerdings nicht mehr in der Liste mit Ihren aktuellen Teams auf (was die Übersicht über Ihre aktiven Teams verbessert) und können im archivierten Zustand auch nicht mehr bearbeitet werden.
- Mehr Details zu den gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Unternehmensdaten und Tipps, was wo wie lange und von wem abgelegt werden soll, lesen Sie in unserem Büro-Kaizen Blogbeitrag → „Dokumente archivieren: Aber was, warum, wie lange und wie?“.
Schritt 1: Ein Microsoft Teams Team archivieren (inklusive Kanäle und Unterhaltungen)
- Öffnen Sie die Teams-Anwendung und klicken Sie im linken vertikalen Menü auf → Teams.
- Nun sehen Sie die Übersicht aller verfügbaren Teams. Klicken Sie dort oben auf die drei Punkte → Weitere Optionen.
- Klicken Sie anschließend auf das Zahnradsymbol → Ihre Teams und Kanäle.
- Klicken Sie dann in der rechten Fensterhälfte hinter dem betreffenden Team auf die drei Punkte → Weitere Optionen und in dem sich daraufhin öffnenden Dropdownmenü auf den…