Originally published at: Outlook Suchfunktion: E-Mails einfach und schnell finden
In vielen Berufen spielt die E-Mail-Kommunikation nur eine Nebenrolle. Aber jeder zehnte Beschäftigte in Deutschland erhält über 50 E-Mails pro Werktag. Das sind über 1.000 E-Mails im Monat! Da kann man schnell den Überblick verlieren. Hinzu kommen unzählige weitere Outlook-Elemente, von Kontaktdaten über Aufgaben bis zu den Geschäfts- und Besprechungsterminen. Je größer die E-Mail-Flut, desto wichtiger ist die Suchfunktion in Outlook. Dabei stehen Ihnen verschiedene Wege zur Verfügung: Die klassische Suchleiste, die sich recht einfach mit ein paar Klicks in der Menüleiste verfeinern und eingrenzen lässt, die sogenannte „Erweiterte Suche“, mit der Sie gezielt nach anderen Outlook-Elementen wie Kontakte, Kalendertermine, Aufgaben oder Notizen suchen können und die KI gestützte Suche mit Copilot.
1. Wie funktioniert die Suchfunktion in Outlook?
Das Suchfeld zum Eingeben der Suchbegriffe finden Sie in Ihrem Posteingang direkt über den angezeigten E-Mails. Durch einen Klick in die Suchzeile wird in der Menüleiste darüber automatisch die Registerkarte → Suche eingeblendet, mit der Sie die Suchanfrage entweder Schritt für Schritt weiter eingrenzen oder aber bei Bedarf erweitern können. Dies ist immer dann erforderlich, wenn die Outlook Suchfunktion entweder zu viele Ergebnisse anzeigt, oder aber nicht alles findet.
2. Die klassische Suchfunktion in Outlook erweitern und verfeinern
Sie können mehrere Begriffe und Wörter in das Suchfeld eingeben und diese wahlweise mit bestimmten Bedingungen verknüpfen. Diese „Operatoren“ bzw. Suchparameter können Sie entweder per Schnellzugriff mit einem Klick auf die entsprechenden Symbole in der Menüleiste direkt darüber hinzufügen (z. B. von XY, mit Anlage, kategorisiert etc.), oder manuell in die Suchzeile eintippen. Diese Suchfunktionen können Sie dabei beliebig kombinieren, z. B. die gesuchte E-Mail hat eine Anlage, stammt von XY und wurde im laufenden Jahr gesendet.
2.1 Suchfunktionen über den Schnellzugriff der Menüleiste
Klicken Sie in das Suchfeld, damit sich die Registerkarte → Suchen öffnet. Klicken Sie…