Originally published at: Top-Effizienz-Tipp: Virtuelle Suchordner in Outlook erstellen!
Mit dem Erstellen von Suchordnern in Outlook erreichen Sie das nächste Level einer effizienten E-Mail-Organisation. Und das Beste daran ist: Für die vollflexiblen, virtuellen Ordner brauchen Sie das bestehende Ordnungssystem Ihrer E-Mail-Kommunikation nicht neu zu ordnen! Denn die virtuellen Suchordner werden Ihrer bestehenden Ordnerstruktur ganz einfach übergestülpt, ohne etwas zu verändern oder zu verschieben. Same same, but much better! Wie extrem praktisch, einfach und zeitsparend das Ganze ist, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag – sowie in unserem Video-Tutorial am Ende dieses Artikels!
1. Was ist ein „Suchordner“ in Outlook? Und was sind „virtuelle Ordner“?
Mit dem Begriff „Suchordner“ werden in Outlook neuartige virtuelle Ordner bezeichnet. Ein virtueller Ordner ist dabei kein klassischer Ordner im eigentlichen Sinn, in den eine Datei (in diesem Fall eine E-Mail) physisch verschoben und gespeichert wird. Es handelt sich vielmehr um die statische, stets aktualisierte Anzeige einer abgespeicherten „Suchfilter-Anfrage“. Ganz ähnlich wie die Anfrage bei einer Suchmaschine. Dabei werden die E-Mails aber nicht physisch in den Suchordner verschoben, sondern lediglich darin angezeigt. Das ganze Vorgehen bietet nun zahlreiche entscheidende Vorteile.
- Ein Suchordner durchsucht vollautomatisch grundsätzlich alle E-Mails Ihres gesamten Postfachs, also mit Posteingang, Postausgang und Unterordnern, so dass Ihnen nichts mehr entgehen kann.
- Alle E-Mails, die den Kriterien des Suchfilters entsprechen (zum Beispiel eine bestimmte Person, ein Wort im Betreff, mit Anlage etc.), werden dann in diesem virtuellen Ordner angezeigt.
- Da die Treffer im Suchordner nur angezeigt werden, bleiben sie an ihrem eigentlichen Speicherort unverändert erhalten. Das gilt auch für das Löschen einer E-Mail aus einem solchen Suchordner oder für das Löschen des Suchordners selbst – die Originalmails im Originalordner bleiben davon unberührt.
- Im Ergebnis erhalten Sie so eine sehr fortschliche Methode, wie man Outlook besonders nutzerfreundlich und effizient organisieren und verwalten kann. So erlangen Sie mit nur…