Originally published at: Outlook aufräumen: So halten Sie Ihren Posteingang sauber
Sie starten Ihren PC am Morgen und werden sofort von einer Flut an E-Mails erschlagen? Für viele wirkt Outlook aufräumen wie eine endlose Mammutaufgabe: Wo soll man anfangen, wie Mails am besten sortieren, und welche Tricks sparen wirklich Zeit? In diesem Beitrag erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie Ordnung in Ihren Posteingang bringen und E-Mails effizient in Aufgaben verwandeln.
1. Was ist das Problem? Der Posteingang als Running-To-Do-Liste
In unseren Beratungen und Seminaren stellen wir häufig fest, dass die Mehrheit nicht mit einer Aufgabenliste arbeitet. Stattdessen verwalten sie ihre offenen To-dos mit E-Mails aus dem Posteingang. Das sorgt allerdings mit der Zeit nicht nur für einen vollen Posteingang, sondern auch dafür, dass unübersichtlich wird, wann welche Aufgabe fällig ist, da keine Sortierung erfolgt. Deshalb zeigen wir Ihnen im Folgenden vier einfache Schritte, wie Sie mit einem aufgeräumten Posteingang und einer klaren Aufgabenliste stressfreier in den Tag starten.
2. Wie Sie mit vier Schritten Ihren Outlook Postfach aufräumen
2.1 Verschieben Sie E-Mails aus dem Posteingang in den Archiv-Ordner
Das positive Gefühl, nach Feierabend einen leeren Posteingang zu haben, möchte man in der Arbeitswelt nicht missen. Um dieses Gefühl jeden Tag zu erleben, legen Sie im Posteingang einen neuen Unterordner namens „Archiv“ an. Verschieben Sie zunächst alle E-Mails aus dem Posteingang in diesen Ordner. Aber: Noch werden keine E-Mails gelöscht. Der Grund, weshalb erst einmal alle E-Mails verschoben werden, ist relativ einfach: Es kommen jeden Tag neue E-Mails in den Posteingang – Sie werden es nicht schaffen, erst alle alten E-Mails aufzuarbeiten. Fangen Sie daher einfach heute von vorne an und nehmen Sie sich das Aufarbeiten des Archivs dann Stück für Stück vor. Setzen Sie dazu die „Verarbeiten statt sichten“-Methode ein (siehe Punkt 2.2) Mit dieser Methode erreichen Sie in fünf Schritten einen…