Originally published at: Outlook Posteingang: Tipps für mehr Struktur und Effizienz
Wer kennt es nicht? Es klingelt und blinkt permanent im Outlook Posteingang. Die E-Mail Flut scheint kaum mehr beherrschbar. Es kommen ständig neue Aufgaben, Informationen oder Besprechungseinladungen hinzu und ehe man sich versieht, ist das Chaos perfekt. Dabei sehnen Sie sich doch nach einer Inbox Zero, also einem leeren Posteingang. Denn ein ständig voller Posteingang bedeutet vor allem Stress! Damit Sie in dem Chaos auch keine E-Mail mit wichtigen Informationen oder Aufgaben übersehen, kontrollieren Sie ständig Ihren Posteingang nach neuen E-Mails. Somit sind Sie auch noch permanent von Ihrer täglichen Arbeit abgelenkt und konzentrieren sich immer weniger auf Ihre Tätigkeiten. In diesem Beitrag geben wir Ihnen Tipps, mit denen Sie Ihren Outlook Posteingang organisieren können, um dauerhaft dem Chaos zu entkommen.
1. Der Inbox-Zero Ansatz: Ist das die Zauberformel?
Warum der Ansatz einer Inbox-Zero grundlegend wichtig ist, wollen wir Ihnen anhand zweier Beispiele erläutern.
Beispiel 1:
Schauen Sie sich erst einmal Ihr aktuelles Postfach an. Wie viele E-Mails haben Sie derzeit in Ihrem Posteingang? Und wie viele davon haben Sie schon mehrfach angeklickt, erneut gelesen und am Ende dann doch auf „mach ich später“ verschoben? Wir gehen davon aus, dass es „viele“, teilweise auch „sehr viele“ sind. Aber haben Sie sich auch einmal Gedanken gemacht, wie viel Zeit dafür drauf geht nur die E-Mails zum wiederholten Male zu sichten? Diese Zeit fehlt Ihnen in Ihrem Tagesgeschäft wieder an anderer Stelle.
Beispiel 2:
Wie fühlt es sich an, wenn Sie morgens Ihren PC hochfahren, Outlook starten und immer noch 170 ungelesene/unbearbeitete E-Mails haben und der Tag erst begonnen hat? Vielleicht haben Sie ein schlechtes Gewissen, gestern doch nicht mehr alles geschafft zu haben. Ihr innerer Druck steigt jetzt heute alles zu erledigen und schlechte Laune kann schon jetzt ein Begleiter Ihres Arbeitstages werden.
Doch wenn mit…