Originally published at: E-Mail Bearbeitung: In 5 Schritten zur leeren Inbox (+ Video)
E-Mail Bearbeitung zählt zu den größten Zeitfressern im Büroalltag. Im Schnitt erhalten Beschäftigte 36 E-Mails pro Tag – das kostet rund 2 Stunden täglich. Hochgerechnet ist das mehr als ein ganzer Arbeitstag pro Woche. (Quelle: Gemeinsame Studie von Büro Kaizen® und der AKAD Hochschule). In diesem Beitrag erfahren Sie, mit welchen Strategien und Arbeitsmethoden Sie Ihren Posteingang strukturiert und zeitsparend bearbeiten – und sich langfristig entlasten.
1. Wo geht die meiste Zeit bei der E-Mail Bearbeitung verloren?
Bei 36 E-Mails am Tag und 180 pro Woche haben schon kleine Verbesserungen eine große Wirkung. Und je mehr E-Mails Sie erhalten, desto größer ist auch der zeitsparende Effekt. Die meiste Zeit geht üblicherweise bei der Bearbeitung der einkommenden E-Mails im Posteingang verloren. Denn einige E-Mails werden gleich erledigt, während andere so lange im Posteingang oder einem Unterordner belassen werden, bis wir die Zeit haben, uns mit dem Inhalt und der damit verbundenen Aufgabe auseinanderzusetzen. Die Folge ist, dass wir diese E-Mails dann nicht nur einmal in die Hand nehmen, sondern den Betreff und den Inhalt jedes Mal aufs Neue überfliegen müssen. Und das kostet bei jedem Mal aufs Neue unnötig Zeit und Konzentration. Viel schneller geht es mit der 5-Schritte-Regel. Damit muss jede E-Mail genau nur ein einziges Mal in die Hand genommen werden. Der Grund dafür ist ganz einfach: Es gibt rein logisch betrachtet nur 5 verschiedene Möglichkeiten, was Sie mit einer E-Mail anfangen können. Nutzen Sie das aus und stellen Sie sich darauf ein, so sparen Sie sich sehr viel unnötige Mehrarbeit!
Die tägliche Bearbeitungszeit für E-Mails steigt rasant an
Unsere aktuelle Studie zur Arbeitseffizienz gemeinsam mit der AKAD-Hochschule macht deutlich: Seit 2013 steigt die Bearbeitungszeit für E-Mails stetig an. Inzwischen verbringen Mitarbeiter rund 60 % mehr Zeit für die tägliche E-Mail-Bearbeitung. Fragen Sie…