E-Mail Ablagesystem: So gestalten Sie eine sinnvolle Ordnerstruktur in Outlook

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Originally published at: Outlook E-Mail-Ablagesystem mit Ordnerstruktur

E-Mails sind ein unglaublich schnelles Kommunikationsmittel – sorgen aber auch unglaublich schnell für Chaos am Arbeitsplatz. Ganz einfach, weil Sie auf den ersten Blick nicht als störender Aktenstapel auf dem Schreibtisch auffallen, sondern unscheinbar im Posteingang schlummern. Wir zeigen Ihnen in unserem Blogbeitrag, wie Sie die E-Mail Ablage gestalten und eine sinnvolle Ordnerstruktur in Outlook aufbauen können, um dem Chaos ein Ende zu setzen.

1. Überblick: Die E-Mail Ablage in Outlook

Es gibt zwei Extreme wie E-Mails häufig in Outlook abgelegt und archiviert werden:

1.1 Ablagemöglichkeit: Ordnerstruktur in Outlook verwenden

Viele Menschen sind es gewohnt die einkommenden E-Mails sorgfältig in einen Ordnerbaum aus Überordnern und Unterordnern zu archivieren. Dabei handelt es sich oftmals um viele Unterordner zu Projekten, Kunden, Mitarbeitern, etc. Bei unseren Kunden haben wir teilweise schon bis zu 500 Ordner gesehen.

Das kann natürlich zu Verwirrungen und langen Suchzeiten führen. Zusätzlich können Zuordnungsprobleme auftreten, wenn man für jede E-Mail einen passenden Ordner finden möchte, was viel Zeit kostet. Es kann vorkommen, dass eine E-Mail keinem Ordner zugeordnet werden kann und ein neuer Ordner erstellt werden muss. Im Gegensatz dazu können manche E-Mails vielleicht in mehrere Ordner passen. Diese werden nun kopiert und in den jeweiligen Ordnern archiviert (z. B. passt eine E-Mail zu einem Projekt, das Sie gemeinsam mit einem Kollege betreuen und wird somit in beiden Ordnern abgelegt). Ein weiterer Nachteil ist, dass das Durchsuchen eines verschachtelten Ordnerbaums nach einer bestimmten E-Mail oder einem bestimmten Anhang viel Zeit kostet – besonders, wenn man sich nur lückenhaft an die Details erinnert.

1.2 Ablagemöglichkeit: Verwendung eines „chaotischen“ Archivs in Outlook

Im Vergleich dazu haben heutzutage immer mehr Menschen nur noch einen Ordner, in dem Sie alle E-Mails ablegen – ein „chaotisches“ Archiv. Wenn Sie später eine E-Mail brauchen, nutzen Sie die Suchfunktion in Outlook, ähnlich…

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Hallo. Die genannte „Google-Methode“ hat mir das Outlook-Leben einiges erleichtert. Zur Optimierung ergänze ich meistens die Betreffzeile mit einen vom mir definierten Tag. Nun gibt es im Büro auch Gruppenpostfächer, über Jahre gewachsen, mit unzähligen Ordnern und Unterordern als Ablage. Neu soll ich auch mit diesem Unding arbeiten. Ich fühle mich in die digitale „Steinzeit“ versetzt. Welche Methode gibt es für eine effiziente Ablage für die Mails aus einem Gruppenpostfach? Gerne möchte ich eine aktuelle Alternative vorschlagen, aber ich kenne keine. Wer kennt eine Lösung?

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Hallo,

vielen Dank für Ihr Feedback.

Für die Übersichtlichkeit und Ordnung in einem gemeinsamen Postfach sind Spielregeln entscheidend.

Legen Sie gemeinsam fest, welche E-Mails aufbewahrt, welche verschoben und welche direkt gelöscht werden können.

Auch die Anzahl der Ordner/Unterordner sollte gemeinsam besprochen werden, damit nicht ständig neue angelegt werden.

Ansonsten können Sie in einem Gruppenpostfach genauso arbeiten, wie Sie es auch in Ihrem privaten Postfach tun (Kategorien, Aufgaben, Archiv etc.).

Ich hoffe, dieser kleine Tipp hilft Ihnen und Ihrem Team weiter.

Liebe Grüße aus dem Büro-Kaizen Team