Originally published at: Outlook (E-Mails) archivieren: So einfach geht’s!
In Outlook archivieren bedeutet nichts anderes wie das Verschieben alter Elemente. Das bringt Ihnen nicht nur mehr Ordnung im Posteingang, sondern auch mehr Speicherplatz. Wie Sie in Outlook die manuelle und automatische Archivierung durchführen, was Sie alles dabei beachten müssen und welche Tipps es sonst noch rund um die Archivierung in Outlook gibt, können Sie in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag nachlesen.
1. Was versteht man unter „Archivierung in Outlook“?
Microsoft definiert den Begriff der Archivierung in Outlook als das Verschieben alter Elemente aus den aktiven Programmordnern in einen externen Archivordner. Der Unterschied zum Kopieren besteht darin, dass die Elemente aus dem alten Ordner entfernt und dem neuen hinzugefügt werden. Das Archivieren von E-Mails schafft somit Ordnung und schafft neuen Speicherplatz, indem veraltete Outlook-Dateien in eine externe Datei ausgelagert werden. Die Archivdatei kann bei Bedarf jederzeit mit einem Mausklick geöffnet und durchsucht werden, ohne dass sie dafür bei jedem Programmstart automatisch mitgeladen werden muss.
1.1 Hintergrund: Warum ist die Archivierung von Outlook-Dateien so wichtig?
Gewerbetreibende sind gesetzlich dazu verpflichtet, alle Korrespondenz, die die Außengeschäfte des Unternehmens betreffen, sechs Jahre lang aufzubewahren (§ 257 Handelsgesetzbuch sowie § 147 Abs. 1 Nr. 2 und 3 der Abgabenordnung). Das umfasst alle Faxe, Briefe und E-Mails (inklusive relevanter Anhänge), die der Vorbereitung eines dann tatsächlich getätigten Geschäftsabschlusses gedient haben. Sämtliche übrigen Mails, z. B. der gesamte interne Schriftverkehr, sind von dieser Archivierungspflicht ausgenommen. Daher empfiehlt es sich, entweder regelmäßige eine manuelle Archivierung Ihrer Mails in Outlook durchzuführen, oder aber eine AutoArchivierung individuell passend einzurichten.
Probleme der Outlook-Archivierung
- Das Handelsgesetzbuch (§ 257) und die Abgabenordnung (§ 147) der Bundesrepublik Deutschland schreiben Gewerbetreibenden eine Archivierungspflicht für ihre relevante Geschäftskorrespondenz vor. Demnach müssen sämtliche Dokumente, die der Vorbereitung eines Geschäftsabschlusses gedient haben, sechs Jahre lang aufbewahrt werden (einschließlich relevanter E-Mails und deren Anhänge).
- Jeder Büroangestellte in…