Originally published at: 8 Outlook Tipps und Tricks: So nutzen Sie Outlook optimal!
Outlook Tipps und Tricks helfen, den Büroalltag deutlich effizienter zu gestalten, denn der E-Mail-Client punktet vor allem im geschäftlichen Umfeld mit einem vielseitigen Kommunikationsmanagement, einer durchdachten Termin- und Aufgabenorganisation, einem integrierten Adressbuch und praktischen Teamfunktionen. Die besten Funktionen und Tipps haben wir hier für Sie zusammengestellt.
1. Mit diesem Outlook Tipp Ihre E-Mails optimal verwalten
Für E-Mails, die zu bestimmten Projekten gehören, z.B. Kundenaufträge, Bauanträge etc. eignet sich die automatische Verschiebung in passende Projektordner in Outlook. So behalten Sie immer den Überblick und die E-Mails werden automatisch kategorisiert. Diese Regel kann unter Datei → Regeln und Benachrichtigungen verwalten → Neue Regel erstellen angelegt werden. Im Reiter „Den Überblick behalten“ können Sie nun auswählen, ob Sie Nachrichten von bestimmten Absendern oder E-Mails mit einem bestimmten Wort im Betreff in einen Ordner verschieben möchten. Im nächsten Schritt können Sie die Bedingungen auswählen, die erfüllt sein müssen, damit die Regel ausgeführt wird.
Das Erstellen von Regeln in Outlook kann bei der Organisation von E-Mails helfen.
- Tipp: E-Mails von bestimmten Personen wie z.B. dem Chef oder von Kunden können mit der bedingten Formatierung im Posteingang hervorgehoben werden. Klicken Sie dazu auf dem Reiter „Ansicht“ in der Gruppe „Aktuelle Ansicht“ auf Ansichtseinstellungen → Erweiterte Ansichtseinstellungen → Bedingte Formatierung. Klicken Sie auf Hinzufügen und geben Sie einen Namen für die Regel ein. Wählen Sie die gewünschte Schriftart oder Farbe aus und klicken Sie auf OK. Wählen Sie nun die Bedingung und geben Sie im Feld „Von“ den Namen ein, bei dem die E-Mails formatiert werden sollen. Achten Sie jedoch darauf, dass der Name genau dem vollständigen Namen entspricht, der in den empfangenen Nachrichten angezeigt wird.
Eine ausführliche Anleitung zum Erstellen und Bearbeiten von Outlook Regeln finden Sie in unserem Blog-Beitrag.
2. Mithilfe von QuickSteps Arbeitsschritte automatisieren und Zeit sparen
Mit QuickSteps können…