Outlook Vorlage erstellen: Diese einfache Methode spart Dir täglich Zeit bei der E-Mail-Verarbeitung!

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Originally published at: Outlook E-Mail-Vorlagen erstellen (inkl. Beispiele)

Jeden Tag dieselben E-Mails schreiben? Das muss nicht sein! Mit Outlook Vorlagen können Sie wiederkehrende Nachrichten mit nur wenigen Klicks einfügen – ohne jedes Mal alles neu tippen zu müssen. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen Schritt für Schritt, wie Sie Outlook Vorlagen erstellen, richtig nutzen und wann Textbausteine eine sinnvolle Alternative sind.

1. So können Sie in Outlook eine Vorlage erstellen

Mit dieser Schritt-für-Schritt-Anleitung erstellen Sie in wenigen Minuten Ihre eigene Outlook-Vorlage, die Sie dann täglich für Ihre E-Mails verwenden können:

  • Schritt 1: E-Mail verfassen
    Erstellen Sie eine neue E-Mail in Outlook. Dazu klicken Sie auf die Registerkarte „Start“ und anschließend auf „Neue E-Mail“. Alternativ können Sie auch die Tastenkombination STRG+Umschalt+M verwenden, um eine neue E-Mail zu erstellen.
  • Schritt 2: Auf die Formulierung achten
    Geben Sie nun den gewünschten Empfänger, den Betreff und den Nachrichtentext in die E-Mail ein. Achten Sie bei der Formulierung darauf, dass diese zeitlos und neutral ist, so dass sie problemlos als Wiedervorlage verwendet werden kann.
  • Schritt 3: Outlook E-Mail-Vorlage speichern
    Klicken Sie im Register „Datei” auf „Speichern unter”. Wählen Sie im Dialogfeld „Dateityp” aus der Liste „Outlook Vorlage” aus. Geben Sie im Feld „Dateiname” einen Namen für die Vorlage ein und klicken Sie auf „Speichern”. Achten Sie darauf, dass der Name der Vorlage eindeutig und selbsterklärend ist.
  • Tipp: Wählen Sie den Speicherort für Ihre E-Mail-Vorlage mit Bedacht, da der Standard-Speicherort für E-Mail-Vorlagen ein versteckter Systemordner ist, den ein normaler Benutzer nur schwer finden kann. Daher ist es sinnvoll, die Vorlage an einem Ort zu speichern, an dem sie schnell gefunden werden kann. Dies kann z.B. auf einem gemeinsamen Laufwerk sein – der Vorteil ist, dass dann auch mehrere Personen diese E-Mail-Vorlage verwenden können.
Vorlage in Outlook erstellen
In Outlook erstellen Sie eine Vorlage, indem Sie den Dateityp als „Outlook-Vorlage“ speichern.

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Vielen Dank für den nützlichen Tipp. Das Nutzen der E-Mail-Vorlage liest sich aber etwas kompliziert, ich habe 8-10 Klicks gezählt, geht es nicht einfacher? Privat nutze ich nicht Outlook, sondern Thunderbird. Da gibt es im Postfach einfach einen Vorlagenordner. Vorlage erstellt, in den Ordner verschoben, fertig. Zum Aufrufen in den Ordner gehen, Vorlage auswählen, Doppelklicken, fertig.

Marcus Alter

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Sehr geehrter Herr Alter,

vielen Dank für Ihren Kommentar zum Thema Outlook-Vorlagen.

Wenn man seine E-Mail-Vorlagen im von Outlook vorgeschlagenen Standard-Ordner abspeichert, ist das tatsächlich der schnellste und einfachste Weg, auf die Vorlagen zuzugreifen. Alternativ kann man sich aber auch einen eigenen Speicherort für die Vorlagen auswählen. Dann kann man die Vorlagen nicht nur aus Outlook heraus öffnen, sondern auch direkt über die abgespeicherte Datei auf die Vorlagen zugreifen. Ein großer Vorteil der Outlook-Vorlagen ist ja außerdem die Möglichkeit, dass diese von mehreren Personen, zum Beispiel allen Kolleginnen und Kollegen einer Abteilung, genutzt werden können. Dazu können dann die Vorlagen in einem für alle zugänglichen Ordner abgespeichert werden. Wenn nur Sie persönlich auf die Vorlagen zugreifen möchten, können Sie alternativ statt Outlook-Vorlagen auch Textbausteine nutzen. Diese können Sie dann über Textkürzel oder mit der Maus direkt in jeder E-Mail einfügen. Wie man in Outlook Textbausteine anlegt und wie man diese in E-Mails einfügen kann, können Sie in diesem Beitrag nachlesen: Outlook Textbausteine: Wiederverwendbare Schnellbausteine | Anleitung
Jürgen Kurz