Originally published at: Outlook Textbausteine: Wiederverwendbare Schnellbausteine | Anleitung
Wenn man regelmäßig immer wieder aufs Neue ähnlich formulierte E-Mails schreiben muss, dann sind die „Textbausteine“ in Outlook eine extrem einfache und geniale Zeitersparnis. Denn damit können beliebige Textpassagen, die immer wieder gleich für neue E-Mails benötigt werden, mit minimalem Aufwand in einen neuen Nachrichtentext eingefügt werden. Die Einfachheit und der große Nutzen macht die verfügbaren AutoText-Lösungen in Outlook zu den hilfreichsten Funktionen für eine zügige Bewältigung der täglichen E-Mail-Flut!
1. Definition & Zweck: Was sind „Textbausteine“ vs. „Schnellbausteine“ in Microsoft Outlook?
Definition: Der Begriff Textbaustein bezeichnet ein vorgefertigtes Textfragment, also einen bestimmten Textteil, der inhaltlich unverändert regelmäßig wiederkehrend erneut genutzt werden kann. Gängige Synonyme sind Standardformulierung, AutoText-Eintrag und Stehsatz, speziell in Microsoft Outlook auch Schnellbaustein (englisch: text module, text block, boilerplate, autotext).
- Die Sprachwissenschaften definieren Textbausteine etwas enger als „sprachliche Einheiten“, die Sätze oder Absätze miteinander verbinden oder überleiten. Zum Beispiel „Das hat zur Folge, dass“, „Dabei fällt auf, dass“ oder auch die gängige Abschiedsfloskel „Mit freundlichen Grüßen“.
- In der Textverarbeitung werden damit hingegen ganz allgemein Textpassagen beliebigen Umfangs bezeichnet, die sich immer wiederkehrend in andere Texte einfügen und damit erneut nutzen lassen. Textbausteine in diesem Sinn können also auch mehrere Absätze mit unterschiedlichen Formatierungen und eingebetteten Bildern umfassen.
In Microsoft Outlook (und analog auch in dem Office-Partnerprogramm Microsoft Word) können Sie Textbausteine jeder Größe, Länge und beliebiger Formatierung nutzen, um diese jederzeit schnell und bequem in neue E-Mails einzufügen. Das Verwenden von Textbausteinen kann auf diese Weise viel Zeit bei der E-Mail-Verarbeitung einsparen. Die praktischen Schnellbaustein-Vorlagen lassen sich zudem auch mit anderen Kollegen teilen, damit diese ebenfalls davon profitieren können.
2. Von Satzfragmenten bis zu ganzen E-Mail-Vorlagen – Vier Möglichkeiten für das Anlegen & Nutzen von Textbausteinen in Outlook:
Je nachdem, ob es sich bei dem jeweiligen Textbaustein um einige wenige Wörter oder…