Outlook Archiv anlegen: Speicherplatz sparen, Ordnung schaffen oder rechtssicher aufbewahren? So funktioniert`s! [Anleitung]

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Originally published at: Outlook Archiv anlegen – so funktioniert es! [Anleitung]

Das Anlegen eines Outlook Archivs kann verschiedenste Probleme lösen und Vorteile bieten, aber dementsprechend unterschiedlich ist auch das jeweilige Vorgehen. Was ist denn nun zum Beispiel der genaue Unterschied zwischen dem im Posteingang integrierten Archiv‑Ordner, einer lokal abgespeicherten PST‑Archivdatei und dem Online‑Archiv in Microsoft 365? Und welche dieser Archivierungsmöglichkeiten spart tatsächlich Speicherplatz ein, ist revisions- und rechtsicher oder ist überhaupt in welcher Outlook-Version verfügbar? In dieser Büro-Kaizen® Anleitung erfahren Sie alles rund um das Archivieren in Outlook, damit Sie genau das Archiv anlegen können, das Sie benötigen!

1. Warum Outlook archivieren? Sechs gute Gründe – mit unterschiedlichem Vorgehen

Zuerst müssen Sie klären, was Sie mit dem Anlegen eines Archivs in Outlook eigentlich konkret erreichen wollen. Denn davon hängt das weitere Vorgehen ab. Hier eine kurze Übersicht.

  • Speicherplatz voll: Das Postfach ist fast voll und der Speicherplatz des Outlook-Clients reicht nicht mehr aus → nun sollen alte E-Mails in einen Archiv-Ordner ausgelagert und damit freier Speicherplatz gewonnen werden.
  • Langsame Geschwindigkeit: Je größer das Postfach in Outlook, desto länger dauert auch die Ladezeit und desto langsamer funktioniert die Suchfunktion → das Anlegen eines Archivs soll Outlook wieder schneller machen.
  • Outlook auf ein neues Gerät umziehen: Sie haben turnusgemäß einen neuen Dienstrechner bekommen (Desktop-PC, Mac oder Laptop) → nun sollen die lokal abgespeicherten Outlook-Daten durch das Anlegen und Migrieren eines Outlook-Archivs auf das neue Gerät umziehen.
  • Unordnung beseitigen: Der Posteingang ist durch viele jahrelang angesammelte E-Mails und Unterordner sehr unübersichtlich geworden; wichtige Nachrichten lassen sich nur noch schwer und aufwendig finden → durch das Anlegen eines Outlook-Archivs soll Ordnung geschaffen werden, ohne dadurch etwas zu verlieren.
  • Schnellere E-Mail-Verarbeitungs-Strategie: Die in Outlook integrierte Ein-Klick-Archivierungsfunktion kann ideal für eine „Inbox‑Zero“ Strategie genutzt werden → das sorgt für eine deutlich schnellere E-Mail-Verarbeitung, eine übersichtlichere Trennung in Aktuelles und Erledigtes und führt…

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Passt leider nur auf das alte Outlook, wie ist die Funktion im neuen Outlook?
LG, Carsten Erley

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Hallo Herr Erley,

leider wird laut Microsoft der Export und Import eines Postfachs über eine PST-Datei im neuen Outlook derzeit noch nicht unterstützt.
Wir hoffen, dass diese Funktion in Zukunft auch für das neue Outlook zur Verfügung steht.

Sollten Sie weitere Fragen haben, zögern Sie bitte nicht, sich mit uns in Verbindung zu setzen.

Viele Grüße aus dem Büro-Kaizen Team
Melanie Fleischer