Originally published at: Wie erstelle ich in Outlook eine PST-Datei? Anleitung
Mit einer Outlook-PST-Datei können Sie Daten wie E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine auf Ihrem Computer speichern, offline darauf zugreifen und Ihre Daten sichern. Wie Sie in Outlook eine PST-Datei erstellen und wo sich der Speicherort befindet, erklären wir Ihnen in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.
1. Definition: Was ist eine Outlook PST-Datei?
Eine Outlook-PST-Datei („Personal Storage Table“) speichert lokal E-Mails, Kontakte, Aufgaben und Termine auf Ihrem Computer. PST-Dateien werden typischerweise vor allem beim Einsatz von POP3-Konten angelegt und ermöglichen den Zugriff auf Ihre Daten, selbst wenn keine Internetverbindung besteht. Bei modernen IMAP-, Exchange- oder Microsoft-365-Konten kommt hingegen meist eine OST-Datei (Offline-Outlook-Datendatei) zum Einsatz.
Eine Datendatei wie PST oder OST können Sie nicht nur zum Offline-Abrufen Ihrer Informationen nutzen, sondern auch, um Ihre Daten auf Ihrem Computer zu sichern. Dies schützt Sie vor Datenverlusten, die beispielsweise durch fehlerhafte Datensicherungen auf Servern externer Anbieter entstehen können. Außerdem können Sie durch den Export Ihrer Outlook-Daten dafür sorgen, dass Ihr Postfach übersichtlich bleibt. Durch das Erstellen einer Datendatei lagern Sie Ihre Informationen aus und speichern sie lokal auf Ihrem Computer oder in einem Netzwerk. Anschließend können Sie E-Mails aus Ihrem Internetpostfach löschen. So lässt sich die Größe Ihres Postfachs und damit auch die Datenmenge reduzieren.
2. So erstellen Sie in Outlook PST-Dateien
- Klicken Sie zunächst auf Datei → Kontoeinstellungen → Datendateien.
- Klicken Sie dort auf den Button → Hinzufügen.
- Es öffnet sich das Explorer-Fenster, in dem Sie nun Ihren persönlichen Ablageort auswählen können, beispielsweise auf einem Netzlaufwerk. Sie können auch ein persönliches Sicherungslaufwerk auswählen, das beispielsweise auf eine externe Festplatte verweist.
- Vergeben Sie im Feld „Dateiname” einen für Sie passenden Namen. Wenn Sie mit Ihren Datendateien als Backup arbeiten möchten, empfiehlt es sich, die jeweiligen Sicherungsversionen so zu benennen, dass sie für Sie schlüssig und nachvollziehbar sind.
