Originally published at: Aufgaben priorisieren und Produktivität steigern
Es gibt so unglaublich viele Methoden für das Priorisieren von Aufgaben, dass man sich allein schon bei der Recherche nach effizienten und unmittelbar umsetzbaren Tipps recht schnell in einem wahren Dschungel der Begrifflichkeiten verzettelt. ABC-Methode und Eisenhower-Prinzip, 80:20-Regel und SMART-Methode, Vorgehen nach Ivy Lee? Pomodoro? Oder ALPEN? Wir stellen immer wieder fest, wie wichtig es ist, Aufgaben zu priorisieren. Denn unser Team von Büro-Kaizen und unsere Berater sehen viele Menschen in der Arbeitswelt, die nicht die richtigen Dinge tun. Wir werden Ihnen erklären, wie Sie wichtige und dringende Aufgaben von unwichtigen Aufgaben trennen können.
1. Aufgaben priorisieren – Die Kunst Unwichtiges liegen zu lassen!
Laut unserer Langzeitstudie zur Arbeitseffizienz, die wir in Zusammenarbeit mit der AKAD-University durchgeführt haben, werden 14 % der Arbeitszeit allein durch fehlende Priorisierungen verschwendet. Den unwichtigen oder unproduktiven Aufgaben wird mehr Zeit gewidmet als den wichtigen Kundenanfragen oder unternehmenswichtigen Kundenaufträgen, die das Fortbestehen des Unternehmens sicherstellen. Noch schlimmer ist, dass ca. 40 % der Arbeitszeit durch ineffizientes Arbeiten verschwendet wird. Hierbei empfehlen wir unseren Beratungskunden eine ganz simple Devise: Priorisieren Sie Ihre Aufgaben!
Erfolg entsteht durch Konzentration, nicht durch Verzettelung.
Jürgen Kurz
Unsere Empfehlung, Prioritäten zu setzen, ist ja nicht ganz neu. Das Problem liegt eher an der Umsetzung. Aufgaben priorisieren, ist jedoch deshalb so schwer, da es Ihre Willenskraft fordert. Sie können nicht alles aus Ihrer To-do-Liste bewältigen! Sie müssen sich bewusst machen, dass Sie eigentlich nur versuchen den Schaden möglichst gering zu halten. Denn meistens haben Sie nur die Option, einen gewissen Anteil aller Aufgaben auszuwählen bzw. zu bearbeiten. Die Herausforderung ist es, die Aufgaben zu erkennen, die in der gegebenen Situation absolut unerlässlich sind. Das sind grundsätzlich immer die Lebens- und Handlungsfähigkeit eines Unternehmens. Wir sprechen hier also von Dingen wie Zahlungsströme, Vertrieb oder Service! Denn genau…