Originally published at: Strukturiertes Arbeiten im Büro: Methoden, Strategien und Tipps
Strukturiertes Arbeiten ist das A und O für mehr Effizienz und Produktivität im Büro. Denn durch ein systematischeres und planvolleres Arbeiten reduzieren Sie Leerlauf, Stress, Flüchtigkeitsfehler und den Zwang zu Überstunden – im großen Ganzen (Büro) genauso wie im eigenen Kleinen (Selbstorganisation). Die folgenden einfachen, aber wirkungsvollen Büro-Kaizen-Methoden helfen Ihnen dabei, Schritt für Schritt strukturierter und damit effektiver zu arbeiten!
1. Was bedeutet „strukturiertes Arbeiten“ konkret? Definition & Synonyme
Eine der beliebtesten Fragen in Bewerbungsgesprächen lautet: „Geben Sie ein Beispiel, was strukturiertes Arbeiten für Sie bedeutet.“ Aber was versteht man eigentlich unter strukturiertem Arbeiten konkret? Hier die Kurzdefinition.
- Strukturiertes Arbeiten bedeutet, Aufgaben und Prozesse systematisch und organisiert anzugehen, um möglichst effizient und produktiv zu arbeiten. Gängige Synonyme sind organisiertes Arbeiten, systematisches Arbeiten und geplantes Arbeiten (auf Englisch: structured work, organized work).
- Unstrukturiertes Arbeiten bedeutet planloses Arbeiten. Gängige Synonyme sind chaotisches Arbeiten und ungeordnetes Arbeiten (auf Englisch: unstructured work, disorganized work).
Strukturiertes und unstrukturiertes Arbeiten im Vergleich.
2. Studienergebnisse: So problematisch sind die Folgen unstrukturierten Arbeitens!
Unstrukturiertes Arbeiten verschwendet unnötig kostbare Arbeitszeit. Und das in rauen Mengen. Ein strukturiertes Arbeiten hingegen schützt vor unnötigen Arbeitszeitverlusten. Das enorme Ausmaß dieses Problems wird eindrucksvoll von unserer Langzeit-Effizienzstudie verdeutlicht, die wir zusammen mit der AKAD-Hochschule zwischen 2013 und 2022 durchgeführt haben. Das Ergebnis: Immer mehr der wertvollen Arbeitszeit wird durch unstrukturierte Arbeitsweisen vergeudet. Und die rasante Digitalisierung der Arbeitswelt verschärft dieses Problem anscheinend sogar noch, anstatt es zu mildern. Hier die Fakten:
- Unstrukturierte E-Mail-Bearbeitung: Der Arbeitsaufwand für die tägliche Bearbeitung der E-Mail-Flut ist in Deutschland im Durchschnitt von 102 Minuten (2013) auf 163 Minuten (2022) gestiegen (+ 63 %). Das entspricht 29,9 % der gesamten verfügbaren Arbeitszeit! Davon werden im Schnitt gefühlt 20,7 % als verschwendete Arbeitszeit wahrgenommen. Besonders ärgerlich: 12,7 % der E-Mail-Bearbeitungszeit geht für Erinnerungs- und…