Originally published at: Arbeitsbelastung effizient verringern (Tipps+Impulse)
Viele Menschen fühlen sich während der Arbeitszeit wie die Kugel in einem Flipperautomaten. Sie werden durch ein Spielfeld gejagt, ecken an, sammeln mehr oder weniger Pluspunkte und landen letztendlich frustriert im Aus. Zu viel Arbeit und fremdbestimmte Arbeitsanweisungen führen nicht selten zu einer körperlichen und seelischen Überforderung. Wir zeigen Ihnen wie Sie durch eine bessere Organisation mit Büro-Kaizen Zeit einsparen und Ihre Arbeitsbelastung reduzieren können.
1. Definition: Arbeitsbelastung
Unter Arbeitsbelastung oder auch Arbeitslast versteht man alle äußerlichen Einflüsse und Anforderungen, die sich auf die Psyche und den Körper der Arbeitskraft an ihrem Arbeitsplatz auswirken. Dabei wird zwischen folgenden Belastungsfaktoren unterschieden:
- Aufgabenbezogene Belastung
- Hoher Zeitdruck
- Gestiegene Verantwortung
- Konflikte mit Kollegen/Vorgesetzten/etc.
- Fehlende Arbeitsanweisungen
- Hohe Ansprüche an Arbeitsqualität
- Hohe Ansprüche an Arbeitsvolumen
- etc.
- Umgebungsbezogene Belastung
- Räumliche Gegebenheiten
- Fehlerhafte Arbeitsorganisation
- Führungsstil des Arbeitgebers
- Betriebsklima
- etc.
2. Langzeitstudie: Hohe Arbeitsbelastung durch ineffiziente Prozesse
In den meisten Unternehmen, die wir beraten, ist die Arbeitsbelastung sehr hoch bzw. zu hoch. Das verwundert uns nicht, denn laut unserer Langzeitstudie zur Arbeitseffizienz, die wir gemeinsam mit der AKAD-Hochschule durchgeführt haben, kosten ineffiziente Prozesse und fehlende Regeln den Unternehmen unglaublich viel Arbeitszeit und Potenzial.
Die Ineffizienz beginnt schon bei der täglichen Kommunikation. Die Zeit für die tägliche E-Mailverarbeitung ist seit 2013 um 60 % gestiegen. Ihre Mitarbeiter verbringen ca. 163 Minuten ihrer Arbeitszeit nur mit der Verarbeitung von Mails. Dies liegt vor allem an fehlenden Kommunikationsspielregeln, die den Umgang beim Verfassen und Versenden von E-Mails regeln. Auch bei der Ablage wird sehr viel Potenzial verschenkt, denn rund 19 % der Arbeitszeit wird durch das Suchen von Unterlagen und Dateien beansprucht. Auch hier fehlen wieder Spielregeln. Laut unserer Studie haben 69 % der Unternehmen keine funktionierenden Spielregeln und damit unnötige Mehrkosten. Denn ihre Mitarbeiter finden erst nach Stunden die benötigten Dokumente oder sie finden die Unterlagen…