Originally published at: Aufbau einer Wissensdatenbank in Microsoft 365: Tipps & Tools
Unter Wissensdatenbank versteht man ein Nachschlagewerk für sämtliche relevanten Abläufe in einem Unternehmen, das für alle Mitarbeiter zugänglich und einsehbar ist. Und das ist ein wahrer Produktivitätsturbo! Denn solch eine Wissenssammlung (Knowledge Base) enthält sämtliche Anleitungen, Problemlösungen und FAQs zu den Produkten, Abläufen und Prozessen in dem Unternehmen – und zwar in Reinstform. Das reduziert die immer länger werdenden Suchzeiten und erhöht zugleich die Arbeitsqualität, da die Beschäftigen automatisch immer die besten Lösungen finden.
Wie Sie eine eigene Wissensdatenbank für Ihr Unternehmen aufbauen und welche Microsoft 365-Tools sich dafür am besten eignen, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag!
1. Was bedeutet „Wissensdatenbank“? Definition & Aufgabe
1.1 Definition „Wissensdatenbank“
Eine Wissensdatenbank (englisch: Knowledge Base) ist eine strukturierte, durchsuchbare und leicht zugängliche elektronische Dokumentensammlung, in der das gesamte Fach-, Prozess- und Produktwissen in einem Unternehmen abgespeichert, bewahrt, verbessert und geteilt wird. Damit ist eine Wissensdatenbank ein wichtiges Kernelement des umfassenderen Wissensmanagements.
1.2 Die Hauptaufgabe einer Wissensdatenbank
Die Kernaufgabe ist, die Expertise und das benötigte Knowhow der Mitarbeiter zu Unternehmensprozessen aller Art zu bündeln und allen Beschäftigten verfügbar zu machen. Die konsistente Wissensbasis ermöglicht dann eine deutlich schnellere Problemlösung, reduziert die ausufernden Suchzeiten auf ein Minimum und sichert zugleich auch eine gleichbleibend hohe Arbeitsqualität.
- Damit eine solche interne Wissenssammlung allen Mitarbeitern als Nachschlagewerk personen-, zeit- und ortsunabhängig zur Verfügung stehen kann, sollte sie als Onlinebibliothek im Intranet oder im Internet angelegt werden.
- Mittlerweile gibt es viele Software-Tools, die den Aufbau einer Wissensdatenbank erheblich vereinfachen – zum Beispiel auch in Microsoft 365 (siehe unten).
1.3 Die vier größten Vorteile für den Aufbau einer Wissensdatenbank auf einen Blick:
|
Zeitersparnis |
Qualitätssteigerung (bessere Ergebnisse): |
Effizienteres… |