Originally published at: So funktioniert die optimale Büroorganisation: Mit Tipps & Checklisten
Eine gut strukturierte Büroorganisation verhindert Chaos und Ineffizienz und hilft dadurch, die gesamte Mannschaft auf einem produktiven Kurs zu halten. Damit ist die Güte der Büroorganisation ein wesentlicher Grundstein für den Erfolg des ganzen Unternehmens. Aber welche Aufgaben gehören alles dazu? Und welche Methoden und Tools helfen bei der konkreten Umsetzung im Arbeitsalltag?
Definition: Was bedeutet „Büroorganisation“ überhaupt?
Der Begriff „Büroorganisation“ ist doppeldeutig, das führt schnell zu Irritationen. Denn im allgemeinen Sprachgebrauch werden darunter zwei verschiedene Dinge verstanden.
Die konkrete Organisation eines Büros:
Hier geht es darum, wie man ein Büro ganz konkret möglichst optimal organisieren kann. Das reicht von der Büroeinrichtung und Ausstattung der Arbeitsplätze über die Ablage und das Archiv bis zu Spielregeln für die Kommunikation und die Zusammenarbeit im Büro sowie Abläufe aller Art.
Die wichtigsten Fragen hierfür lauten:
- Was sind die konkreten organisatorischen Aufgaben im Büro?
- Welche Strategien, Methoden und Tools gibt es, die das erleichtern und den Arbeitsalltag vereinfachen?
Der Ausbildungsberuf „Büroorganisation“:
2014 wurden die drei Ausbildungsberufe „Bürokaufmann/-frau“, „Kaufmann/-frau für Bürokommunikation“ und „Fachangestellte/-r für Bürokommunikation“ zur neuen Ausbildung „Kaufmann/-frau für Büromanagement“ zusammengelegt. (Synonym: Office Management; auf Deutsch: Büroorganisation).
Die häufigsten Fragen lauten hierbei:
- Welche Ausbildungsinhalte, Seminare und Kurse muss ich absolvieren?
- Welche Stellen, Aufgabenbereiche und Gehaltsaussichten erwarten mich persönlich in diesem Berufsbild?
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Übersicht der Aufgabenbereiche: Was fällt alles unter die konkrete Büroorganisation?
Vielleicht sollte man besser fragen, was in einem Büro explizit NICHT unter den Bereich „Büroorganisation“ fällt. Denn das sind im Grunde nur das operative Geschäft und die Projektarbeit selbst. Und auch diese fallen deutlich leichter, wenn das Büro gut organisiert ist! Und dafür braucht es vor allem klare und eindeutige Regelungen sowie effiziente Methoden.
Die Kernaufgaben der Büroorganisation:
- Bürogestaltung: Bürokonzept,…