Originally published at: 5-Minuten-Regel: Effizienter & Produktiver werden (Tipps)
„Hast du schon den Raum gebucht?” Die Erledigung der Buchung wäre eine Sache von 5 Minuten gewesen, doch Sie hatten sich erst dem Projekt mit der obersten Priorität gewidmet. Nun mussten Sie die Kollegin schon drei Mal am Telefon vertrösten. Das nervt und kostet unnötig Zeit. Mit der 5-Minuten-Regel wäre das nicht passiert. Lesen Sie warum!
1. Definition: Was ist die 5-Minuten-Regel?
Die 5-Minuten-Regel besagt: Alles, was du innerhalb von fünf Minuten bearbeiten kannst, bearbeite sofort. Alles, was länger braucht, terminiere. Die 5-Minuten-Methode kommt immer dann zum Einsatz, wenn neue Aufgaben gesichtet, priorisiert oder terminiert werden müssen. Die 5-Minuten-Regel hilft zu vermeiden, dass kleine Aufgaben auf die lange Bank geschoben werden.
Denn es ist zwar gut und sinnvoll, die großen Aufgabenpakete zeitnah abzuarbeiten, jedoch fallen dabei manchmal kleinere Aufgaben hinten herunter. Diese werden im schlimmsten Fall vollkommen vergessen. Es kommt zu Nachfragen und aus einer kleinen banalen Aufgabe entsteht Mehraufwand, den man sich sparen könnte, wenn man die Aufgabe direkt erledigt hätte.
Mit der 5-Minuten-Regel zwischen wichtigen und unwichtigen Aufgaben unterscheiden.
2. Tipps bei der Anwendung der 5-Minuten-Regel
Im folgenden erhalten Sie Tipps beim Anwenden der 5-Minuten-Regel. Mit diesen praxisnahen Tipps schaffen Sie sich eine nachhaltig effiziente Arbeitsweise.
Tipp Nr. 1: Einmal klar Schiff machen mit der 5-Minuten-Regel
Beim ersten Mal kann es sein, dass der Vorgang etwas länger dauert, weil sich im Posteingang so viele Dinge angesammelt haben, dass er schlichtweg überquillt. Doch nehmen Sie sich die benötigte Zeit und arbeiten Sie den Posteingang einmal komplett ab – machen Sie also „klar Schiff”. So starten Sie gleich mit einem leeren Posteingang und können in Zukunft die 5-Minuten-Regel in Ruhe anwenden.
Tipp Nr. 2: Die 5-Minuten-Regel einmal am Tag anwenden
Legen Sie für die Zukunft nun einen festen Block in Ihrem Tagesablauf fest, an dem Sie…