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Eine korrekte Outlook-Indizierung ist die Voraussetzung dafür, dass die Suchfunktion in Outlook nicht nur schnell, sondern vor allem auch vollständige Ergebnisse liefert. Falls die Outlook-Suche unvollständig, sehr langsam oder sogar fehlerhaft ist, sollte man eine neue Indizierung starten. Wann und warum diese Probleme mit der Outlook-Suche auftreten können, wie man sie löst und wie man den unter Umständen sehr lange dauernden Indizierungsprozess deutlich beschleunigen kann, erfahren Sie hier in dieser Büro-Kaizen® Anleitung.
1. Was bedeutet „Outlook Indizierung“? Zweck und Vorteile (einfach erklärt)
Der Begriff Indizierung stammt von dem lateinischen Wort „indicare“ ab (anzeigen/angeben) und bedeutet auf Deutsch in etwa „Aufnahme in ein Register (Index)“. So werden zum Beispiel alle jugendgefährdenden Medien indiziert, also in einem entsprechenden Index gelistet.
Im Kontext von Outlook bedeutet Indizierung nun, dass für alle E‑Mails, Metadaten und optional auch die Dateianhänge entsprechende Begriffe in einem Suchkatalog erfasst werden. Das hat den großen Vorteil, dass bei einer Suchanfrage in Outlook die Suchfunktion dann nicht mehr jeden Ordner immer wieder erneut live durchsuchen muss, sondern lediglich in diesem Suchindex als Nachschlagewerk nachschlägt. Das beschleunigt die Suche in dem E-Mail-Postfach enorm. Wie genau und treffsicher die Suchfunktion in Outlook dabei konkret funktioniert, hängt nicht zuletzt von den eingestellten Indizierungsoptionen ab.
- Schnellere Suche: Ohne Indizierung würde jede Suche in Outlook sehr viel langsamer gehen und erheblich länger dauern, weil immer wieder aufs Neue sämtliche Dateien live durchsucht werden müssten.
- Vollständige Ergebnisse: Der Suchindex sorgt dafür, dass auch ältere und tief verschachtelte Nachrichten schnell gefunden werden können.
- Auch Dateianhänge mit durchsuchen (optional): Mit erweiterten Indizierungseinstellungen lassen sich auch die Inhalte der Dateianhänge an E-Mails durchsuchen, was im Arbeitsalltag häufig benötigt wird – standardmäßig aber nicht in Outlook aktiviert ist.
Wie lange dauert eine neu gestartete Outlook-Indizierung?
Die Erstindizierung sowie eine Neuindizierung in Outlook kann sehr lange dauern,…