Originally published at: Datenschutz: Microsoft 365 DSGVO-konform nutzen (Lösungen)
Die Diskussion um den Datenschutz und eine DSGVO-konforme Nutzung von Microsoft 365 und Office 365 hält seit Jahren an. Für Unternehmen gibt es inzwischen zwei praktikable Lösungen – anders als für Schulen und Behörden, bei denen strengere Maßstäbe gelten. Trotz Verbesserungen seitens Microsoft blieb die Datenschutzkonferenz 2022 kritisch. Die Lösung: Entweder ein zusätzliches Verschlüsselungs-Gateway, das Ihre Daten zuverlässig schützt – auch vor Microsoft und US-Behörden – oder eine datensparsame Konfiguration von Microsoft 365. In unserem Büro-Kaizen Blogartikel erfahren Sie, wie beide Wege funktionieren und was Sie dabei beachten sollten.
1. Was will die europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) überhaupt?
Seit dem 25. Mai 2018 gilt die neue europäische Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) in allen EU-Mitgliedstaaten – und damit auch für alle hierzulande verwendeten Microsoft und Office 365 Produkte wie Exchange, Teams, Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint, OneDrive, OneNote & Co. Die DSGVO hat dabei die über 20 Jahre alte EU-Richtlinie 95/46/EG aus dem Jahr 1995 ersetzt. Das Ziel war, die Datenschutzregeln im europäischen Binnenmarkt zu vereinheitlichen, an das digitale Zeitalter anzupassen und zugleich auch zu stärken. Dabei sollte eine austarierte Balance zwischen den beiden Polen „Datenschutz“ und „freier Datenverkehr“ erreicht werden.
- Wichtig: Das „Marktortprinzip“ der DSGVO stellt sicher, dass das EU-Datenschutzrecht für alle in der EU tätigen Organisationen gilt – auch für alle außereuropäischen Unternehmen, wenn diese ihre Waren oder Dienstleistungen im EU-Binnenmarkt anbieten.
- Die DSGVO gilt auch dann, wenn die Datenverarbeitung außerhalb Europas stattfindet, sich das Angebot aber an Personen in der EU richtet. Wie zum Beispiel konkret bei den Cloud-gestützten Microsoft/Office 365 Diensten, die Teile der Datenverarbeitung in US-amerikanische Rechenzentren auslager(te)n.
- Für global agierende IT-Unternehmen außerhalb Europas erforderte die DSGVO zum Teil ein massives Umdenken. In den USA gibt es nämlich so gut wie keinen Datenschutz, aber dafür einen ultrafreien Datenverkehr. Das heißt, dass im Unterschied zur Europäischen…