Originally published at: Den Microsoft 365 Speicherort ändern: Cloud, Lokal oder Hybrid?
In Microsoft 365 stehen ihnen grundsätzlich verschiedene Speicherorte zur Auswahl. Entweder in der Microsoft-Cloud, lokal auf dem Rechner oder auch hybrid (beides auf einmal). Die Wahl des richtigen Speicherorts spielt dabei eine große Rolle für die Effizienz, aber auch für die Sicherheit Ihrer Datenverwaltung in Microsoft 365. Dieser Büro-Kaizen-Leitfaden zeigt Ihnen die Vor- und Nachteile der jeweiligen Speicherorte, wie Sie die verschiedenen Speicheroptionen nutzen können und wie Sie, abhängig von den Bedürfnissen und Sicherheitsanforderungen, den jeweils besten Speicherort auswählen.
- In Teil 1 dieses Beitrags finden Sie die drei konkreten Anleitungen, wie Sie die drei verschiedenen Speicherorte in Microsoft 365 nutzen können und sollten.
- In Teil 2 erhalten Sie dann weiterführende Informationen rund um den Speicherort „Cloud“ in Microsofts-Rechenzentren, zum Beispiel zur DSGVO-Konformität.
- In unserem Video-Tutorial am Ende dieses Beitrags zeigen wir Ihnen dann zudem, wie die optimale Ablagestruktur eines Speicherortes in Microsoft 365 aussehen sollte.
Teil 1: Die Speicherorte von Microsoft 365 in der Cloud, lokal und hybrid (Überblick & Anleitungen)
1. Wo speichert Microsoft 365 meine Daten? Lokal vs. Cloud vs. hybrid?
Die meisten Daten und Dateien in den Microsoft 365-Anwendungen (z.B. Dokumente, Tabellen, Präsentationen, E-Mails, Kalenderdaten, Projektdetails, Dokumentationen und andere wichtige Informationen) können entweder in der Cloud, lokal oder hybrid abgespeichert werden. Aber nicht jede Office-App lässt einem beim Speicherort auch die freie Wahl.
- Alle Cloud- und Web-basierten Microsoft 365-Apps und Dienste (z.B. Word im Web oder Microsoft Planner) benötigen ein Microsoft Rechenzentrum (eine „Cloud“) für die Verarbeitung und Speicherung der Daten und Dateien. Ohne die Cloud sind diese Tools gar nicht nutzbar. Auch der Speicherort lässt sich in den meisten davon nicht ändern. Dafür erhält man allerdings von Microsoft weitreichende Sicherheitsgarantien bezüglich der Datensicherheit und des Datenschutzes (siehe unten).
- Nur bei einigen Microsoft 365-Apps, wie zum Beispiel bei den Desktop-Installationen von Word, Excel,…