Originally published at: Teams Kontakte hinzufügen und verwalten (Teams new und classic)
Mit der Einführung der neuen Teams-Version (seit Oktober 2023) hat sich auch das Hinzufügen und Bearbeiten der Kontakte etwas geändert. Hatte es bislang im alten „Teams classic“ zwei nicht identische Kontaktlisten und damit regelmäßig Verwirrung gegeben (in den Bereichen Chats und Anrufe), gibt es im neuen Teams nun eine zentrale „Personen-App“. Das bis dahin problematische Hinzufügen der Outlook-Kontakte nach Teams hatte Microsoft schon zuvor bereits 2022 wesentlich vereinfacht.
1. Zwei Arten von Kontakttypen in Microsoft Teams: Interne vs. externe Kontakte
Microsoft Teams ist die zentrale Kommunikations- und Kollaborationsplattform innerhalb von Microsoft 365. Die Kernaufgabe ist die Zusammenarbeit innerhalb einer gemeinsamen Microsoft 365-Umgebung eines Unternehmens bzw. einer Organisation. Dementsprechend gibt es in der Teams-App auch zwei verschiede Kontakttypen. Interne vs. externe Kontakte.
- „Verzeichniskontakte“: Alle Mitglieder derselben Microsoft 365 Lizenz (derselben Organisation) stehen automatisch als Kontakte in Teams zur Verfügung und werden als „Verzeichniskontakte“ bezeichnet. Diese besitzen bereits einige von der Organisation festgelegten Informationsfelder (zum Beispiel Namen und E-Mail-Adresse) sowie weitere Informationsfelder, die auch noch nachträglich individuell ausgefüllt werden können (zum Beispiel die Fax-Nummer). Während Änderungen an den Kontaktdaten im zentralen Microsoft 365-Unternehmensverzeichnis automatisch an alle Teams-Nutzer synchronisiert werden, werden die individuell bearbeiteten Kontaktfelder nur im lokalen Teams abgespeichert und nicht mit dem Unternehmensverzeichnis synchronisiert.
- „Gastkontakte“: Alle externen Kontakte, die bereits als Gast zu dem Microsoft Teams Ihres Unternehmens hinzugefügt wurden, besitzen dort eine Azure AD. Wenn Sie also in dem Suchfeld einen Namen oder eine E-Mail-Adresse eingeben, werden Ihnen als Verzeichniskontakt nicht nur alle Mitarbeiter angezeigt, sondern auch alle bereits hinzugefügten Gäste. Diese werden mit dem Namenszusatz „Gast“ → Beispielname (Gast) als externer Kontakt gekennzeichnet.
- „Lokale Kontakte“: Externe Kontakte außerhalb der eigenen Organisation, die noch nicht als „Gast“ zu Teams hinzugefügt wurden, müssen manuell als Kontakt hinzugefügt werden. Diese Kontaktdaten werden dann in der persönlichen Kopie der…