Originally published at: Die SharePoint-Suche: Einfacher und schneller finden – mit Video!
Wer richtig sucht, der findet auch – das gilt auch für Microsoft SharePoint. Denn SharePoint verfügt über eine leistungsfähige Suchfunktion, die Sie mit zahlreichen Filteroptionen und Suchoperatoren gezielt anpassen und eingrenzen können. Doch viele Nutzer kennen sich mit der Suchfunktion noch gar nicht richtig aus und haben daher immer wieder Probleme, genau die Inhalte zu finden, die sie gerade benötigen. Daher erklären wir Ihnen hier in diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag die richtige Suchtechnik, damit Sie die SharePoint-Suche optimal nutzen können und schneller zu besseren Ergebnissen kommen!
1. Nicht jeder Nutzer findet mit der SharePoint-Suche dieselben Dokumente und Dateien
Microsoft SharePoint ist ein extrem vielseitiges Office-Werkzeug für Business-Anwendungen aller Art. Der Anwendungsbereich reicht von komplexen Intranets für die Dateiablage und Zusammenarbeit in Unternehmen über das Dokumentenmanagement und Content Management bis zu Extranets und automatisierten Workflows für weitere Geschäftsanwendungen. Dabei gilt das Motto: Jeder Nutzer sieht nur das, was er oder sie auch sehen darf!
- Bei der in SharePoint integrierten Suchfunktion erhält jeder Nutzer nur die Suchergebnisse angezeigt, auf die er oder sie auch tatsächlich Zugriff hat.
- Inhalte, für die die aktuell suchende Person keine Berechtigung besitzt, werden dieser auch nicht in den Suchergebnissen angezeigt. Microsoft nennt diese personalisierte Sucherfahrung „Security Trimming“.
- Hier finden Sie mehr Informationen, was SharePoint eigentlich genau ist und was die Software alles kann.
2. Wie funktioniert die Suchfunktion in SharePoint? Wann wird nur eine Website, wann das ganze SharePoint durchsucht?
Die einfachste Möglichkeit, die Suchergebnisse einzuschränken, ist die Eingrenzung des Suchbereichs. Sie haben die Wahl, ob die gesamte SharePoint-Ablage (inklusive der SharePoint-Tochter OneDrive) nach Ihrem Suchbegriff durchsucht werden soll, oder nur ein spezifischer Bereich.
- Wenn Sie die Suchleiste ganz oben in der Mitte auf einer SharePoint-Site nutzen, wird automatisch zunächst nur diese Website nach Ihrer Sucheingabe durchsucht, auf der Sie sich gerade befinden.
- Dabei…