Originally published at: Digitale Ablage: 5 Tipps zur optimalen Ordnerstruktur
Die digitale Ablage ist aus dem modernen Büroalltag längst nicht mehr wegzudenken. Sie bietet eine preiswerte und platzsparende Lösung, um Informationen zu organisieren und orts- und zeitunabhängig darauf zuzugreifen – ob im Home Office, unterwegs oder im Büro. Doch nur mit einer klaren und durchdachten Ordnerstruktur kann das volle Potenzial ausgeschöpft werden. Denn eine strukturierte digitale Ablage steigert nicht nur die Produktivität, sondern spart auch Zeit und Nerven bei der Suche nach wichtigen Dokumenten. In diesem Artikel zeigen wir Ihnen fünf praktische Tipps, wie Sie Ihre digitale Ablage optimal organisieren können.
1. Was ist eine digitale Ablage?
Eine digitale bzw. elektronische Ablage ist ein Ablagesystem, das heute oft in einer Cloud (z. B. OneDrive oder SharePoint) abgelegt ist. Das bedeutet, dass all Ihre Daten, Dokumente und Strukturen nicht in Papierordnern, Aktenschränken und Co. zu finden sind, sondern in einer gemeinsamen Festplatte im Internet. Diese Ablagesysteme nennt man auch Cloud-Computing.
2. Tipps zur Organisation Ihrer digitalen Ablage
Die digitale Ablage wird schnell unübersichtlich, weil zu einem Vorgang sehr viele unterschiedliche Daten abgelegt werden. Da bei vielen Projekten gleich mehrere Kollegen auf die Ordner zugreifen, sind gemeinsam vereinbarte Strukturen erforderlich. Der Kaizen-Grundsatz „Alles hat einen Platz, alles hat seinen Platz“ bezieht sich auch auf die Ordnung im Computer. Mit den folgenden fünf Tipps entwickeln Sie das perfekte digitale Ablagesystem. Das Ziel ist, alle Informationen innerhalb einer Minute zu finden.
2.1 Tipp Nr. 1: Erstellen Sie mit den Kollegen Ablagerichtlinien
Immer wenn es darum geht, etwas gemeinsam zu nutzen, haben sich in der Praxis klare Spielregeln bewährt. Das gilt auch für Ihre digitale Ablage:
- Zunächst hat jeder seinen eigenen persönlichen Ordner. Hier wird nur das gespeichert, was ausschließlich den Mitarbeiter betrifft.
- Für jede Abteilung wird ein weiterer Ordner angelegt. Auf diesen haben alle Mitarbeiter der Abteilung Zugriff.…