Die Tendenz geht bei vielen Unternehmen immer mehr Richtung papierloses Büro. Aber je umfangreicher die gespeicherten Informationen, desto schwieriger fällt es den Mitarbeitern, den Überblick zu behalten. Schließlich hat jeder unterschiedliche Vorstellungen von einer logischen Systematik. Spätestens im Vertretungsfall bricht das Chaos aus und es beginnt das große Suchen. Aber auch gemeinsam festgelegte digitale Ordnungssysteme können kollabieren, wenn sie zu kleinteilig oder grobmaschig angelegt werden. Es reicht nicht, Unterlagen systematisch abzulegen. Eine gute Ordnerstruktur sorgt auch dafür, dass wichtige Informationen wie Verträge nicht in der Masse verschwinden.
1. Optimierung der Ordnerstruktur anhand von Ablagespielregeln
Die Macht der systematischen Ablage erleben wir in unseren Beratungsprojekten bei nahezu allen Kunden. Ablagespielregeln sind ein praxiserprobter Weg, wie wir gemeinsam mit unseren Beratungskunden nachhaltige Verbesserung in sehr kurzer Zeit erreichen. Ein Ergebnis unserer gemeinsam mit der AKAD-University durchgeführten Studie zeigt, dass laut der Statistik 69 % der Unternehmen keine funktionierenden Ablagespielregeln haben. Wenn Sie Führungskraft sind, dann fragen Sie sich, was das für Sie uns Ihr Team bedeutet. Wichtig ist: Entwerfen Sie eine neue Ordnerstruktur unbedingt gemeinsam mit allen Mitarbeitern und holen Sie auch die EDV-Abteilung mit ins Boot. Wenn alle mitdenken, entsteht ein logisches und nachvollziehbares Ablagesystem. Außerdem sind alle motiviert, diese Ordnung umzusetzen.
„Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen.“
Jürgen Kurz
Die meisten Menschen suchen lieber aufwendig nach Dokumenten, anstatt aufzuräumen und eine einheitliche Ordnerstruktur zu entwickeln.
1. Verschaffen Sie sich einen Überblick über die bestehende Ordnerstruktur
Leider gibt es keine allgemeingültige Ordnerstruktur, die Sie einfach übernehmen können. Soll die Dateiablage wirklich hilfreich sein, muss sie den Anforderungen und Abläufen des Unternehmens entsprechen. Machen Sie zunächst eine Bestandsaufnahme. Dabei hilft Ihnen ein Blick auf Ihre alte Ordnerstruktur. Listen Sie auf, welche übergreifenden Themen für Sie relevant sind. Dann schauen…
Hallo, bei uns hat leider jeder Kollege sein eigenes System, das hat schon öfter zu Verzögerungen in der Kommunikation geführt. Doch wie überzeugt man die Kollegen und den Chef davon, dass hier die Einheitlichkeit Zeit und Fehler spart und sich deshalb der Aufwand lohnt?
Liebe Grüße
Susanne
Sie beschreiben genau ein Problem, das wir vielfach bei unseren Beratungsprojekten in Firmen vorfinden. Wir haben gute Erfahrungen damit gemacht, dass wir in der Gruppe diskutieren, wie es den Beteiligten geht, wenn sie beim Kollegen etwas suchen und sich nicht zurechtfinden. Die Erkenntnis macht sich dann breit, dass jeder unter der Situation leidet. Dieser „Leidensdruck“ ist dann der Antrieb, Dinge anzugehen und zu verbessern. Wenn man die Projekte dann auch noch gemeinsam bearbeitet, hat man eine sehr hohe Akzeptanz bei allen Beteiligten.
Ein großes Dankeschön für den Artikel und besonders für den Download! Mit Ihren „Anregungen zur Organisation eines Ablagesystems“ haben wir in unserem Familienunternehmen endlich eine Ordnerstruktur entwickeln können, die sich bewährt.
Danke und liebe Grüße
Yvonne Baumann
Wieso sollen alle Kollegen an der Ordnerstruktur mitmischen? Ich sehe den Sinn dahinter nicht. Sollen das doch lieber die Fachleute entwerfen, die wissen, was sie tun. Alle anderen brauchen sich dann nur noch an das System zu halten.
VG, Bernd König
Lieber Herr König,
wir haben einen Spruch, den wir gerne verwenden „wenn du wissen willst, wie hoch der Staudamm werden soll, frag die Menschen, die am Fluss wohnen“. Ich habe oft in Firmen die Situation, dass mir Mitarbeiter ein Problem beschreiben und ich meine, sofort die Lösung zu erkennen. Im weiteren Verlauf und in Diskussionen mit den Mitarbeitern stellt sich dann aber die Lösung, die naheliegend war gar nicht als die beste heraus. Wir haben sehr gute Erfahrungen damit gemacht, Lösungen mit den Menschen zu erarbeiten. Dann verstehen die Menschen warum etwas notwendig ist und behalten die Lösung auch bei. Das heißt nicht, dass es anders nicht klappt. Unsere Erfahrung hat uns aber bestärkt, das in Firmen so zu machen. Wir wollen ja letztlich durch Kaizen einen ständigen Verbesserungsprozess, das heißt wir wollen Mitarbeiter systematisch dazu bringen, mitzudenken und eigene Lösungen dann auch umzusetzen. Herzlicher Gruß Jürgen Kurz
Eine sinnvolle Ordnerstruktur anzulegen, ist auf jeden Fall wichtig. Wer das nicht von Anfang an gemacht hat, muss es später einführen. Richtigerweise wurde hier auch auf das Backup der alten Struktur hingewiesen. Allerdings plädiere ich nach der Umstellungsfrist nicht für das Löschen der alten Struktur, sondern für ein separates Abspeichern. Sollte wirklich eine Datei nicht übernommen worden sein, kann sie in der alten Struktur gefunden werden und ist nicht verloren.
Lieber Gruß
Lukas Ziegler
Das papierlose Büro ist wirklich eine Herausforderung. Zumal es ja auch immer noch „analoge“ Unterlagen gibt. Wie kann man die beiden Systeme – analog und digital – am besten so verbinden, dass sie aufeinander aufbauen?
LG, Gabriele Fischer
Liebe Frau Fischer,
wir stellen uns bei der Erarbeitung von Ablagesystemen immer die „Polizeifragen“, das heißt wer, was, wann, wie, wo usw. Das heißt, wir fragen zum Beispiel: Wer braucht alles Zugriff auf die Information. Wenn das viele Menschen an unterschiedlichen Stellen sind, kann es beispielsweise die digitale Ablage automatisch gesetzt.
In manchen Fällen gibt es historisch gewachsen nur die Mischung aus Papier und digital. Dann beschreiben Sie doch einfach den Ist-Zustand. Wenn man im Team solche Fragestellungen diskutiert, kann man auch einen Plan erstellen, wie z. B. eine weitere Digitalisierung aussehen kann. Wenn Sie hier konkrete Fragen haben, bitte einfach melden. Gerne unterstützen ich Sie mit meinem Team dabei.
Wenn man die Umstellung auf eine vernünftige Ordnerstruktur einmal geschafft hat, stellt man schnell fest, dass die Mühe sich gelohnt hat. Aber unbedingt an ein Backup denken!
Liebe Grüße
Dorit Wegner
Das mit dem gemeinsamen Entwickeln der Struktur ist so eine Sache. Wie kann ich denn unseren Chef davon überzeugen, dass wir alle gemeinsam eine bessere Lösung finden, auch wenn es etwas länger dauert? Bisher ist es so, dass er „anweist“ und wir „ausführen“. Geht schnell, ist aber nicht immer die beste Lösung.
Es gibt einen Spruch, den ich gerne verwende: „Keiner hat die Zeit zum Aufräumen, aber jeder hat die Zeit zum Suchen“. Genau das ist mir eingefallen, als ich Ihren Kommentar gelesen habe. Ablagespielregeln können auch nach und nach entstehen. Bitte dokumentieren Sie für sich die „Anweisungen“ des Chefs. Wenn Fragen sind, und er eine Antwort gibt, dann immer die Anweisung ergänzen. So entsteht nach und nach ein entsprechendes Regelwerk. Ich drücke die Daumen.
Ich kann das alles nur bestätigen, was in dem Artikel steht. Die digitale Ordnerstruktur sollte man nicht unterschätzen. Allerdings bin ich kein Fan von Mindmaps – man kommt leicht „vom Hündchen aufs Stöckchen“ und verzettelt sich, wenn man als Gruppe arbeitet. Wir stellen die einzelnen Vorschläge nebeneinander und stimmen dann das Für und Wider ab. Das geht, weil wir ein kleines Unternehmen sind
VG
Markus Vogler
Ich kann nur bestätigen, was in dem Artikel steht. Eine Ordnerstruktur ist enorm wichtig, damit sich wirklich jeder zurechtfindet. Als ich meinen Arbeitsplatz antrat, fand ich ein Wirrwarr von Ordnern und Dateien vor, in dem ich mich nicht orientieren konnte. Deshalb habe ich die Struktur neu aufgebaut, alles ganz logisch. Meine Kolleginnen haben dieses Prinzip inzwischen übernommen.
Liebe Grüße
Marina Himmel
Hallo Frau Himmel,
ich finde super, dass Sie Struktur in die Ordner und Dateien gebracht haben. Beeindruckend, dass Sie es geschafft haben, dies umzusetzen und Ihre Kolleginnen mitzunehmen. Wenn Sie das noch sauber dokumentiert haben, werden Sie auch kein Problem haben, Erweiterungen zu ergänzen und neue Mitarbeiter jederzeit schnell und problemlos einzuarbeiten.
