Originally published at: Ordner beschriften: Mehr Struktur und Übersicht im Büro
Ordner beschriften ist ein wichtiger Bestandteil zu einer effizienten Arbeitsweise. Denn mit einer klaren Beschriftung, Farbcodes und einer sinnvollen Struktur lassen sich Suchzeiten deutlich reduzieren. In diesem Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie mit einfachen Mitteln Ordnung schaffen, Prozesse beschleunigen und ganz nebenbei Ihr Team entlasten.
1. Warum lohnt sich eine Beschriftung von Ordnern?
Unsere große Online-Studie in Zusammenarbeit mit der AKAD-Hochschule zeigt: Mitarbeitende verbringen im Durchschnitt fast 20 Prozent ihrer Arbeitszeit mit der Suche nach Dateien und Dokumenten – ob digital oder auf Papier.
Ein einfacher, aber wirkungsvoller Hebel, um diese Zeit zu reduzieren: Ordner klar und sauber beschriften. So finden Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter wichtige Unterlagen schneller wieder und wissen genau, wo sie Dokumente korrekt ablegen sollen. Das spart Zeit, verhindert Fehler und schafft mehr Übersicht im Büroalltag.
2. Tipps & Tricks um Ordner richtig zu beschriften
Folgende Tipps helfen Ihnen, die Übersicht zu behalten und Zugriffszeiten spürbar zu reduzieren:
2.1 Einheitliche Beschriftung von Ordner durch Vorlagen
Bei der Beschriftung von Ordnern ist es hilfreich, eine einheitliche Vorlage für die Beschriftung zu erstellen. Diese wird für alle auf dem gemeinsamen Firmenserver gespeichert. So wird sichergestellt, dass die gleiche Schriftgröße verwendet wird und die Beschriftung nach dem gleichen Muster erfolgt. Dies können Sie entweder mit Hilfe unserer Vorlagen, die wir Ihnen kostenlos zur Verfügung stellen, oder über die Website von Avery Zweckform tun.
Tipp: Versehen Sie die Ordner zusätzlich mit dem Kunden- oder Lieferantenlogo. Da Logos vom Auge schnell erfasst werden, erleichtern sie die Suche erheblich und verkürzen die Zugriffszeiten.
Hier können Sie kostenlose Vorlagen für Ordnerrücken herunterladen.
2.2 Nutzen Sie Farbmarkierungen für mehr System
Um noch mehr Struktur in Ihre Ordnerablage zu bringen, lohnt sich der Einsatz von Farben. Farbige Etiketten oder Ordnerrücken helfen dabei, auf den ersten Blick den richtigen Bereich zu erkennen –…