Originally published at: Ablagesystem: Dokumente mühelos organisieren (Büro+Privat)
Jeder kennt Sie: die Aufbewahrungsfristen. Gerade im beruflichen Bereich sind diese Fristen enorm wichtig, doch wussten Sie, dass Aufbewahrungsfristen auch im Privatbereich eine bemerkenswerte Spanne aufweisen? Nämlich von 6 Monaten bis zu einem ganzen Menschenleben? Da gilt es aufzupassen, wenn Sie mal wieder in Aufräumwut Papiere, Rechnungen, Nachweise und alte Ordner einfach entsorgen. Ein kluges und durchdachtes Ablagesystem schlägt hier gleich mehrere Fliegen mit einer Klappe.
- Sie haben alles, was Sie in Ihrem Leben benötigen oder behalten müssen, systematisch geordnet.
- Sie haben jederzeit schnellen Zugriff auf benötigte Informationen.
- Sie können sicher sein, dass Sie nichts Wichtiges irgendwann einmal entsorgt haben.
1. Warum braucht es ein Ablagesystem?
Ganz einfach gesagt, ist das Ablagesystem ein System, welches dem Ablegen und Archivieren von Dokumenten, Projekten und Ähnlichem dient. So einfach, wie die Herleitung dieses Begriffs sind auch die zahlreichen Gründe, die für ein Ablagesystem sprechen, deswegen haben wir Ihnen die besten Gründe für eine funktionierende Ablage im beruflichen und privaten Bereich aufgelistet.
Für nachhaltige Ordnung im Büro ist es wichtig, das Motto zu verinnerlichen: „Alles hat seinen Platz. Alles hat einen Platz!” Das vollkommene Ordnungssystem gibt es nicht. Alles hat seine Vor- und Nachteile. Suchen Sie darum nach dem System, das für Sie am besten passt und setzen Sie es konsequent um! Dabei ist es egal, ob Sie ein System für Ihre Papiere oder für Ihre digitalen Dokumente benötigen. Dabei liegen jedoch die Vorteile eines stringenten Ablagesystems klar auf der Hand:
- Sie haben mehr Sicherheit Ihre Dokumente wiederzufinden
- Sie sparen sich Zeit beim Ablegen und Durchsuchen Ihrer Dokumente, damit steigt ebenfalls die Effizienz Ihrer Mitarbeiter
- Durch die Ordnung werden Ihre Mitarbeiter entlastet
- Ein digitales Ablagesystem senkt Ihre Kosten und schafft Freiräume für Sie und Ihre Mitarbeiter
