Originally published at: Dokumente & Akten clever archivieren: So einfach geht’s!
Dokumente archivieren ist ein zentraler Schritt, um Ordnung zu schaffen und rechtliche Vorgaben einzuhalten. In fünf klaren Schritten zeigt dieser Beitrag, wie Sie Akten und Unterlagen effizient und sicher archivieren – analog wie digital. Hinweise zur revisionssicheren Archivierung nach GoBD finden Sie am Ende in den Extra-Tipps.
1. Wichtige Vorüberlegungen für das Archivieren von Dokumenten
Sobald ein Projekt abgeschlossen ist, brauchen die Unterlagen einen Platz im Archiv – egal ob schriftliche oder elektronische Dokumente. Denn falls diese zu einem späteren Zeitpunkt noch einmal benötigt werden, müssen sie auch auffindbar sein, zum Beispiel für steuerliche Aspekte, bei Haftungsfragen oder zur Vorlage bei Rechtsstreitigkeiten. Daher können die Papiere nicht einfach so entsorgt werden. Manche Unterlagen müssen laut Vorgabe des Gesetzgebers bis zu zehn Jahre nach Abschluss eines Geschäftsjahres (revisions-)sicher aufbewahrt werden. Deshalb ist es wichtig, dass das Archivieren der Dokumente gut durchdacht und systematisch organisiert ist. Das spart zudem auch Kosten für Suchzeiten und Lagerfläche ein. Am einfachsten gelingt das, indem Sie sich folgende fünf W-Fragen beantworten:
- Warum wollen wir Dokumente archivieren?
- Wo wollen wir Dokumente archivieren?
- Wie wollen wir die Dokumente archivieren?
- Wie lange wollen wir die Unterlagen archivieren?
- Wer soll die Dokumente archivieren?
2. Warum müssen Geschäftsunterlagen archiviert werden?
Dokumente archivieren dient in erster Linie der Einhaltung gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Doch oft werden Akten und Dateien auch aus Sicherheitsgefühl aufgehoben – aus Angst, sie könnten noch gebraucht werden. Häufig bleibt dieser Fall jedoch aus. Daher sollte kritisch geprüft werden, welche Unterlagen tatsächlich archiviert werden müssen. Ohne regelmäßiges Ausmisten wachsen Archive schnell ins Unübersichtliche, was im Ernstfall – etwa bei einer Betriebsprüfung – zu echten Problemen führen kann. Eine bewährte Praxis: das „Wegwerfen auf Probe“. Das funktioniert folgendermaßen:
- Legen Sie die Dokumente und Unterlagen, bei denen Sie sich unsicher sind, in einen Karton.
- Beschriften Sie den Karton mit…