Originally published at: Die optimale Projektdokumentation: Aufbau, Inhalte, Tipps & Tools
Eine sorgfältig geschriebene Projektdokumentation ist wie ein Wissenstresor. Denn in ihr sind alle wichtigen Informationen, Unterlagen, Ergebnisse und Details zu dem Projekt hinterlegt, damit diese für alle beteiligten Personen in dem Unternehmen schnell auffindbar und sofort verfügbar sind. Das reduziert die Suchzeiten deutlich, verhindert Mehrfachablagen und Missverständnisse und ist die Grundvoraussetzung dafür, auch künftig noch die Früchte der vergangenen Arbeit ernten zu können. Besonders bei komplexen Zusammenhängen ist eine gut strukturierte Projektdokumentation extrem hilfreich, um eine reibungslose Projektarbeit und anschließende Aufarbeitung (lessons learned) gewährleisten zu können. Die folgenden Regeln, Tipps & Tools helfen Ihnen dabei, wie man möglichst effizient eine perfekte Projektdokumentation für sich und sein Team schreibt und dann auch richtig archiviert!
1. Definition „Projektdokumentation“: Was gehört alles dazu?
Die Anforderungen an eine Projektdokumentation werden als Teil der DIN 69901 „Projektmanagement; Projektmanagementsysteme“ geregelt. Dieser internationale Normierungsstandard definiert die Projektdokumentation als
„Zusammenstellung ausgewählter, wesentlicher Daten über Konfiguration, Organisation, Mitteleinsatz, Lösungswege, Ablauf und erreichte Ziele des Projektes“.
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Das Ziel einer Projektdokumentation: |
Umsetzung schon während des Projekts: |
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2. Warum ist eine sorgfältige Projektdokumentation so wichtig?
Eine ausführliche und gut strukturierte Projektdokumentation ist nicht nur für die Nachvollziehbarkeit und Transparenz bei rechtlichen Fragen wichtig, sondern bietet viele weitere, konkrete Vorteile im Unternehmensalltag. Sie unterstützt mit ihren Qualitätsstandards…