Originally published at: Prozessdokumentation: Aufbau, Inhalte, Tools & Video-Anleitung!
Eine Prozessdokumentation stellt einen bestimmten Geschäftsprozess klar und transparent in einzelnen Schritten dar. Das ist eine wichtige Voraussetzung für die Optimierung der Abläufe. Denn auf dieser Grundlage können Schwachpunkte und Reibungsverluste aufgedeckt und damit Gutes noch besser werden.
- Mit einer guten Prozessdokumentation, die einen Ablauf detailliert erfasst und für alle verständlich beschreibt, weiß jeder Mitarbeitende sofort, wie die einzelnen Arbeitsschritte aussehen und aufeinander aufbauen.
- So wird jedem Mitarbeiter klar, welche Aufgaben er oder sie übernimmt – und dass es in einem Prozess auf jedes noch so kleine und große Rädchen ankommt, die ineinandergreifen.
- Die Prozessverantwortlichen wiederum können so einfacher erkennen, an welchen Stellen es Optimierungsbedarf gibt.
In diesem Büro-Kaizen Blogbeitrag zeigen wir Ihnen daher, wie Sie eine gut aufgebaute Prozessdokumentation erstellen, welche Tools Ihnen dabei helfen und wie Sie das für eine Optimierung Ihrer Geschäftsabläufe nutzen können.
Was ist eine Prozessdokumentation? Definition laut der DIN EN ISO 9001
Prozessbeschreibung vs. Prozessdokumentation: Die DIN (Deutsches Institut für Normung) und die ISO (Internationale Organisation für Normung) sprechen in ihrer gemeinsamen DIN EN ISO 9001, dem national und international verbreitetsten Standard für das Qualitätsmanagement, von „Prozessbeschreibung“ statt „Prozessdokumentation“ – beide Begriffe werden jedoch im Allgemeinen, ohne Unterschied, synonym verwendet.
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ISO-Definition: Was ist ein „Prozess“? |
Die ISO-Norm 9001 definiert einen Prozess als „Abfolge einzelner Schritte“. Die Abarbeitung dieser einzelnen Prozessschritte bewirkt dann, dass eine Eingabe in den Prozess zu dem gewünschten Prozessergebnis umgewandelt wird. |
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ISO-Definition „Prozessbeschreibung“: |
Eine Prozessdokumentation hat die zentrale Aufgabe, die Abfolge der einzelnen Prozessschritte klar und transparent darzustellen. Inklusive aller Verantwortlichkeiten, Schnittstellen, benötigten Ressourcen, Eingaben und Wechselwirkungen. |
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Zweck und Ziel einer Prozessdokumentation: |
Laut Kapitel 4.4 der ISO-Norm 9001 beinhaltet eine Prozessbeschreibung:
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