Originally published at: Prozesslandkarte: Aufbau, Schritte & hilfreiche Tipps
Eine Prozesslandkarte beschreibt die Gesamtheit aller Geschäftsprozesse eines Unternehmens und macht Optimierungspotenziale sichtbar. Sie sorgt für effizientere Abläufe, weniger Doppelarbeit, eine bessere Ressourcennutzung und zufriedenere Mitarbeiter. Zwar bedeutet die Erstellung zunächst Aufwand, doch dadurch entsteht eine klare Grundlage, um komplexe Abläufe ganzheitlich zu verbessern. Mit den folgenden Tipps und Beispielen entwickeln Sie Schritt für Schritt Ihre eigene Prozesslandkarte als wirksames Steuerungsinstrument für Ihr Unternehmen.
1. Was ist eine „Prozesslandkarte“? Definition
Das „Kompetenzzentrum Prozessmanagement“ des Bundesverwaltungsamts definiert den Begriff in seinem Leitfaden „Erstellung einer Prozesslandkarte“ prägnant (und sinngemäß) wie folgt:
In einer Prozesslandkarte werden sämtliche Prozesse in einer Organisation (Unternehmen, Behörden, Vereine) inklusive deren Schnittstellen systematisch und anschaulich abgebildet. Damit bietet eine Prozesslandkarte eine übergeordnete Gesamtsicht (= Meta-/Top-Level-Ebene) auf sämtliche Abläufe innerhalb der Organisation. Dafür wird jeder einzelne Prozess der komplexen Prozesslandschaft detailliert dargestellt, um diese dann voneinander abgrenzen, Gemeinsamkeiten und Zusammenhänge identifizieren und jeden einzelnen Ablauf auf seine Effizienz hin bewerten zu können. Das Erstellen einer Prozesslandkarte dient dabei vor allem drei übergeordneten Zielen:
- Prozessmanagement: Die Metaübersicht ist essenziell für das Prozessmanagement, um die gesamte Prozessarchitektur analysieren, strukturieren und optimieren zu können. Die Prozesslandkarte dient zudem auch dazu, die wichtigen Führungsprozesse und wertschöpfenden Kernprozesse im Unternehmen von den prinzipiell auslagerungsfähigen Unterstützungsprozessen unterscheiden zu können (Outsourcing).
- Interne Navigationskarte: Die Prozesslandkarte dient auch dazu, den eigenen Beschäftigten die Aufgaben, Abläufe und Funktionen in dem eigenen Unternehmen zu veranschaulichen. Damit ist es ein wichtiges Nachschlagewerk sowie eine nützliche Einarbeitungshilfe für neue Mitarbeiter (Onboarding).
- Außendarstellung: Kunden, Auftraggeber, Investoren und potenzielle Partner können mittels der Metaübersicht über sämtliche Geschäftsprozesse die Ausrichtung, Stärken und den Fokus der Organisation schneller und einfacher erkennen.
Eine Prozesslandkarte ist keine Pflicht für eine ISO-Zertifizierung:
Der internationale Standard DIN DE ISO 9001:2015 „Qualitätsmanagement“ fordert zwar eine Prozessorientierung und stellt definierte Anforderungen an die…