Originally published at: Prozessoptimierung: Methoden, Anleitung & Vorgehen – mit Beispielen
Die Prozessoptimierung sorgt allgemein für schnellere Abläufe, mit weniger Fehlern und das zu günstigeren Kosten. Und das führt automatisch auch zu freieren Schreibtischen und entspannteren Mitarbeitern. Damit bedeutet Prozessoptimierung keinesfalls, dass Hetze, Akkord und das Drangsalieren mit der Stoppuhr einsetzen sollen. Stattdessen soll vielmehr die viele unnütz verschwendete Arbeitszeit, die vor allem für Suchen, Warten und unklare Prozesse vergeudet wird, reduziert werden. Mit Büro-Kaizen – der japanischen Managementmethode der schrittweisen Optimierung von Abläufen und Prozessen – werden seit Anfang der 2000er Jahre einfache und zugleich hocheffiziente Methoden entwickelt, um analoge und digitale Arbeitswelten besser zur organisieren.
1. Definition und Synonyme: Was bedeutet „Prozessoptimierung“?
Prozessoptimierung (englisch: process optimisation) ist die Verbesserung von Abläufen, um die Effizienz und Effektivität eines Prozesses zu steigern (von Entwicklungs-, Produktions-, Arbeits- und Geschäftsprozessen). Das betrifft die dafür aufgewendete Zeit, die Qualität der Ergebnisse (Fehlerquote) und den Einsatz der dafür benötigten Ressourcen.
Gängige Synonyme sind Geschäftsprozessoptimierung (GPO), Prozessverbesserung, Prozessorganisation, Prozessmanagement, Ablaufverbesserung, Ablaufoptimierung, Ablauforganisation, KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess).
Durch Prozessoptimierung wird das Verbessern bestehender Abläufe angestrebt.
2. Warum ist die Prozessoptimierung so immens wichtig?
Die Prozessoptimierung ermöglicht, dass die Arbeitszeit sinnvoller verwendet, statt sinnlos verschwendet wird. Dabei ist die Verringerung von Zeitverschwendung eines der drängendsten Themen unserer Zeit! Denn Zeitverschwendung kostet nicht nur an sich bares Geld, sondern verschärft auch noch den Fachkräftemangel – und der geht vielen Betrieben an die Substanz. Hier die aktuellen Zahlen und Fakten dazu.
| Fraunhofer-Studie „Lean Office“: | Büro-Kaizen Studie „Arbeitseffizienz“: |
| Das Fraunhofer-Institut für Produktionstechnik und Automatisierung hat in seiner großen Studie „Lean Office 2016“ festgestellt, dass im Durchschnitt 32 % unserer täglichen Arbeitszeit unproduktiv verpufft. Das meiste geht dabei in schlecht abgestimmten Prozessen flöten, die entweder lange Leerlaufzeiten oder Staus mit unnötigen Wartezeiten verursachen. Das sorgt nicht nur für wirtschaftliche Schäden im Unternehmen selbst, das sich einer effizienteren Konkurrenz stellen… |