Originally published at: Office Kaizen: Stetige Verbesserung im Büro (Anwendung)
Die Strebsamkeit und Zielorientierung der Japaner ist wahrscheinlich auf der ganzen Welt bekannt. Sie gelten als unermüdlich, effizient und immer motiviert. In Harlem hat Toyota, statt einer Sachspende, Effizienz gespendet. Sie reduzierten die Wartezeit in einer Suppenküche für die wartenden Bedürftigen von über 90 auf lediglich 18 Minuten. Und das ohne zusätzliches Personal oder eine andere Einrichtung. Lediglich die Kraft des sogenannten Kaizen verhalf zu den Verbesserungen. In unserem Blogbeitrag geht es genau um die Methode, die man auch im Büro anwenden kann: Office Kaizen.
1. Definition: Was ist Office Kaizen?
In Japan gang und gäbe, hier in Europa fast unbekannt. Kai heißt „Veränderung” oder „Wandel”. Zen bedeutet „zum Besseren”. Wichtig ist die schrittweise, durch ständiges Feedback gefütterte Veränderung bis hin zu einer optimalen Verwendung von Zeit und Ressourcen.
Das Prinzip lässt sich nicht nur in der Produktion oder Verteilung verwenden. Auch in Büros kann man unter Einbeziehung aller Betroffenen die Abläufe schrittweiße optimieren. Beim Office Kaizen werden die bewährten japanischen Methoden auf die Abläufe, Methoden und Vorgehensschritte in Büros auf der ganzen Welt übertragen.
2. Studie: Warum brauchen Sie Office Kaizen?
Die meisten verbinden mit dem Kaizen Begriff eher Bereiche in der Produktion. Der Begriff „Office Kaizen“ widmet sich dem Büro-Bereich. In jedem Unternehmen gibt es administrative Aufgaben und Bürotätigkeiten und somit auch hier genügend Verschwendungsquellen, die Sie als Führungskraft angehen müssen:
- E-Mails: In unserer Studie gaben die Teilnehmer an, dass sie fast 30 % Ihrer Arbeitszeit nur mit der Bearbeitung von Mails verbringen.
- Besprechungen: Rund ein Viertel der Arbeitszeit verbringen die Mitarbeiter in Meetings, davon werden 13 % als ineffizient eingestuft.
- Projekte: Fast 40 % der Projekte laufen nicht wie geplant und verursachen somit Mehrkosten für Ihr Unternehmen.
- Ablage: Durch fehlende oder schlechte Ablagespielregeln verbringen Ihre Mitarbeiter ca. 20…