Originally published at: Prozesse darstellen: Methoden & Beispiele zur Prozessvisualisierung
Die Prozessdarstellung hilft Ihrem Unternehmen, Klarheit über die einzelnen Arbeitsschritte zu erlangen und eventuelle Ineffizienzen aufzudecken. Was genau unter Prozessvisualisierung zu verstehen ist, welche Fragen Sie sich dabei stellen sollten und welche Methoden es gibt, Prozesse darzustellen, erklären wir Ihnen in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.
1. Was wird unter „Prozesse darstellen“ verstanden?
Ein Prozess beschreibt den zeitlichen und logischen Ablauf von Arbeitsschritten und eingesetzten Mitteln, um ein zuvor definiertes (Unternehmens-)Ziel zu erreichen. Prozesse finden also überall dort statt, wo ein bestimmtes Ergebnis erzielt werden soll.
Es gibt zwei Arten von Prozessen:
- Kontinuierliche Prozesse, die ohne Unterbrechung verlaufen, z. B. die Erzeugung von Strom.
- Diskontinuierliche Prozesse, die an bestimmte Stoffmengen gebunden sind, z. B. das Herstellen von Backwaren.
Das menschliche Gehirn nimmt Bilder schneller und nachhaltiger wahr. Deshalb ist es von Vorteil, Prozesse zu visualisieren, um ihre Abläufe besser einprägen zu können. Der Begriff „Visualisierung” beschreibt allgemein das Sichtbarmachen von Fakten oder Zusammenhängen.
Für die Darstellung/Visualisierung von Prozessen eignen sich unterschiedliche Formen, beispielsweise:
- Symbole – Kleine Bilder, große Wirkung
- Diagramme – Linien, Balken, Kreise
- Farben – Firmenfarben für Präsentationen, Grundfarben zum schnellen Erfassen
- Schlüsselwörter – Kurz und prägnant
- Pfeile – Zeigen den Prozessablauf
2. Fragen, die sich stellen sollten, bevor Sie Prozesse darstellen möchten
Bevor Sie mit der Auswahl des Grafiktools beginnen und den Prozess visualisieren, sollten Sie sich folgende Fragen stellen:
- Für wen soll der Prozess dargestellt werden? Überlegen Sie, ob der Prozess nur für Mitarbeiter oder auch für Externe, z. B. Kunden, dargestellt werden soll.
- Welche Bedingungen sind erforderlich, um den Prozess erfolgreich zu absolvieren? Beispielsweise sollte sichergestellt sein, dass die Software reibungslos funktioniert und genügend Material vorhanden ist.
- Wie fließen die Informationen zwischen den einzelnen Stationen? Damit der Prozess funktioniert, müssen Mitteilungen über den Stand des jeweiligen Arbeitsschrittes erfolgen.
- Welche Ergebnisse innerhalb und außerhalb…