Originally published at: Wie man eine digitale Unterschrift in Office und Word erstellt
Fast alle elektronischen Dokumente lassen sich mittlerweile mit einer digital erstellten Unterschrift unterschreiben – aber nicht jede digitale Unterschrift ist auch gleichzeitig rechtsgültig! Wie Sie eine rechtsgültige elektronische Signatur für Ihr papierloses Büro erstellen und was Sie dabei alles beachten müssen, erfahren Sie hier in diesem Büro-Kaizen-Blogbeitrag.
1. Definition „digitale Unterschrift“: Elektronische Signatur vs. digitale Signatur
Elektronische Signatur, digitale Signatur, digitale Unterschrift … diese Begriffe werden häufig synonym verwendet, allerdings bestehen zum Teil einige technische Unterschiede. Während der Begriff „elektronische Signatur“ eher die rechtlichen Aspekte betrifft, geht es bei der „digitalen Signatur“ mehr um die technische Umsetzung. Der Kontext ist jedoch der gleiche. Es geht um eine digital erzeugte Unterschrift eines elektronischen Dokuments, die einerseits (1.) die Authentizität des Unterschreibers sicherstellt (Nichtabstreitbarkeit) und zugleich (2.) eine nachträgliche Änderung oder Manipulation des Dokuments sicherstellt (Integrität). Daraus wird (3.) eine „Unwiderruflichkeit“ abgeleitet, was bedeutet, dass die signierende Person im Nachhinein nicht mehr abstreiten kann, das Dokument digital unterschrieben zu haben. Eine einfach nur eingescannte Unterschrift kann diese drei Voraussetzungen selbstverständlich nicht erfüllen.
- Um eine rechtssichere digitale Unterschrift zu erstellen, müssen die Daten der elektronischen Signatur (die von dem Unterzeichner oder der Unterzeichnerin zum Unterschreiben verwendet wird) in die Daten des elektronischen Dokuments eingefügt und mit diesen logisch bzw. mathematisch verknüpft werden.
- Die dafür geltenden rechtlichen Anforderungen werden innerhalb der Europäischen Union seit dem 1. Juli 2016 durch die EU-Richtlinie „eIDAS“ (Electronic Identification And Trust Services; EU-Verordnung Nr. 910/2014) geregelt.
- Diese EU-Verordnung unterscheidet dabei drei verschiedene Arten (und „Sicherheitslevel“) bei elektronischen Unterschriften.
Die eIDAS unterscheidet drei verschiedene Möglichkeiten für digital erstellte Unterschriften:
- Einfache elektronische Signatur: Niedriges Sicherheitsniveau. Hierunter fällt zum Beispiel die mit einem Scanner eingescannte handschriftliche Unterschrift, die dann als PNG- oder JPG-Bilddatei in ein elektronisches…