Ein großer Vorteil von Microsofts Cloudspeicher OneDrive ist die einfache Möglichkeit, anderen Personen große Dokumente bis zu ganzen Ordnern geräteübergreifend zugänglich zu machen. Dies funktioniert über die beiden abgestuften Funktionen Teilen und Freigeben von OneDrive Inhalten.
1. Der Unterschied zwischen Teilen und Freigeben von Dokumenten und Ordnern in OneDrive
OneDrive-Elemente teilen
Beim Teilen von Inhalten in OneDrive (Dokumente und Ordner) erhält der Empfänger lediglich das Recht, sich diese anzusehen, ggf. auch herunterzuladen und bei sich abzuspeichern. Beim Teilen werden somit keinerlei Bearbeitungsrechte erteilt. Das heißt, der Empfänger kann die Inhalte im Cloudspeicher weder verändern, noch löschen oder neue hinzufügen. Der Empfänger darf auch seinerseits keine Berechtigungen an Dritte vergeben (also die Inhalte mit weiteren Personen teilen oder freigeben) oder bestehende Bearbeitungsberechtigungen ändern.
OneDrive-Elemente freigeben
Die Freigabe von Inhalten in OneDrive ist eine Einladung an andere Personen, Dokumente oder ganze Ordner gemeinsam zu bearbeiten. Das bedeutet, die eingeladenen Personen erhalten (uneingeschränkte) Zugriffs- und Bearbeitungsrechte für die freigegebenen Elemente und können:
Inhalte ansehen, herunterladen und abspeichern
Inhalte bearbeiten, hochladen und löschen
Weitere Personen einladen (die Inhalte weiter teilen und freigeben)
Bearbeitungsrechte ändern und entziehen (außer die des Besitzers)
In OneDrive kann man Inhalte teilen oder freigeben. Das entscheidet darüber, ober der Empfänger nur anzeigen oder auch bearbeiten kann.
2. Anwendung: Wie kann man OneDrive Inhalte teilen und freigeben (Freigabeeinstellungen)
Das Teilen und das Freigeben von Dateien unterscheidet sich in OneDrive lediglich durch ein einziges Häkchen. Mit diesem Häkchen erteilen Sie dem Empfänger nicht nur die Ansichtsrechte (= teilen), sondern auch die vollständigen Bearbeitungsrechte (= freigeben). Und so gehen Sie vor:
Klicken Sie das Dokument oder den Ordner mit der rechten Maustaste an und wählen Sie in dem sich öffnenden Kontextmenü die Option → Freigabe aus. Über diesen Befehl können Sie auch Inhalte teilen.
Moin, ich habe das Problem, dass ich ein Notizbuch von einem 365 Standard Business Account einer Domäne A mit einem anderen 35 Standard Business Account einer Domäne B teilen möchte. Das funktioniert in der Web-App über Browser wunderbar, ich kann das Notizbuch aber nicht in der Desktop App bei User B bearbeiten. Ist das so gewollt, oder muss ich einen Dienst von Domäne A beim OneNote Konto von User B verknüpfen?
VG
Daniel
um das Notizbuch in der Desktop-App zu synchronisieren, ist wichtig, dass die Freigabe des Notizbuchs direkt auf den Nutzer von Domäne B ausgestellt wird und Bearbeitungsrechte enthält.
Wenn nur ein allgemeiner Freigabelink erstellt wurde oder keine Bearbeitungsrechte vergeben sind, funktioniert die Synchronisation in der Desktop-App nicht.
Hallo Melanie,
wo genau kann ich das einstellen? Ich bin oben rechts auf den Lila Button „Freigeben“ gegangen und habe das gesamte Notizbuch freigegeben. Unter den 3 Punkten „Zugriff verwalten“ sehe ich dann mich als Besitzer, sowie in meinem Fall 2 interne und 2 externe Benutzer. Alle dürfen „Bearbeiten“.
Die internen können das Notizbuch in der OneNote Desktop App öffnen, die externen nur im Browser. Alle nutzen OneNote 365. OneNote für Windows 10 ist entfernt.
Mir ist noch etwas aufgefallen. Wenn ich das Notizbuch freigebe, dann gibt es auch einen Button „Link kopieren“ Daneben ist ein Zahnrad. Bei mir steht der Link funktioniert für „Jeder – für jeden freigeben, keine Anmeldung erforderlich“
Ist diese Einstellung vielleicht das Problem?Mir ist noch etwas aufgefallen. Wenn ich das Notizbuch freigebe, dann gibt es auch einen Button „Link kopieren“ Daneben ist ein Zahnrad. Bei mir steht der Link funktioniert für „Jeder – für jeden freigeben, keine Anmeldung erforderlich“
Ist diese Einstellung vielleicht das Problem?
Kann es daran liegen, dass meine internen User direkt Zugriff auf den „Speicherort“ haben und anders behandelt werden als externe User, die über den generierten Link auf das Notizbuch zugreifen? Das scheint mir unterschiedlich zu sein und ich kann in der Freigabe sehen, dass nur die internen den direkten Zugriff haben. Das kann ich bei den externen nicht auswählen.
„Von Ihnen ausgewählte Personen“ anklicken + „Kann bearbeiten“
Diese Einstellungen übernehmen.
Die E-Mail-Konten eintragen und auf „Link kopieren“ oder „Senden“ klicken. So können alle direkt zugreifen und auch synchronisieren, da sie eine direkte Freigabe auf ihr Konto haben.
irgendwie klappt es nur für „interne“ User. Sobald ich einen User aus einer anderen Domäne einladen, kann dieser nur per Webzugriff auf das Notizbuch zugreifen.
bei uns gibt es die Option „Kennwort festlegen“ beim Teilen in OneDrive nach wie vor. Du findest sie über das Zahnrad (Linkeinstellungen) unten neben dem Button „Link kopieren“.
Vielen Dank für die Anleitung.
Woran ich leider scheitere, ist ein gemeinsames Verzeichnis von meinem Privatrechner (privates Office365) zu meinem Firmenrechner (MS Office Business) bzw. meinem Sohn (MS Office for Schools [dürfte sich wie das Business verhalten]).
Die vom Business-Account freigegebenen Verzeichnisse scheinen im Privataccount NICHT unter „geteilt“ auf und können daher nicht zu OneDrive hinzugefügt werden.
Man kann lediglich in der Webansicht (SharePoint??) damit arbeiten.
Gibt es dafür vielleicht einen Workaround? Es ist zum Verzweifeln.
Recht herzlichen Dank im Voraus.
LG, Thomas
Hallo, das würde mich auch brennend interessieren, würde gerne, unter anderem inspiriert durch Ihre Blogs und Videobeiträge mein Büro mit 6 Arbeitsplätzen auf Office365 umstellen. Nun scheitert es aber genau an diesem Punkt, mir scheint, ein Synchronisieren von geteilten Inhalten via dem OneDrive-Client ist nicht möglich? Könnten Sie eine Aussage dazu machen bzw. mir Ihre Version des Office365 nennen? Bei Ihnen scheint dieses „Teilen“ und „zu meinem OneDrive hinzufügen“ ja zu funktionieren. Vielen Dank
Mike
zwischen Office 365 Home und Office 365 Business hat Microsoft leider eine Mauer hochgezogen. Die Gründe hierfür liegen in der Struktur der verschiedenen Lizenzierungen.
Dementsprechend lassen sich auch keine Dateien zwischen OneDrive und OneDrive for Business freigeben geschweige denn zusammen daran arbeiten. Entweder benötigen beide OneDrive Personal oder beide OneDrive Business.
Da sind uns von Seitens Microsoft leider auch die Hände gebunden. Einen Workaround gibt es nicht.
bitte stellen Sie sicher, dass der OneDrive Client auf Ihrem Rechner mit OneDrive verbunden ist. Manchmal meldet der sich nach einem Update o.ä. einfach ab. Dann müssten Sie die Optionen im Kontextmenü haben. Unsere Version ist: Office 365 Business Premium.
Hallo, vielen Dank für diese einfache Anleitung, die jedoch echt notwendig ist. Eine Frage: kann man irgendwo auch den umgekehrten Weg gehen und alle Personen auflisten, die in irgendeinem Ordner eine oder mehrere Freigaben erhalten haben und auf einen Blick sehen, welche Ordner für eine Person freigegeben wurden?
LG, Claudia
Hallo Claudia,
nein das geht leider noch nicht. Man muss wirklich für jeden einzelnen Ordner schauen. Wie das geht wird hier im Video ab Minute 01:20 gezeigt.
Viele Grüße aus dem Team Büro-Kaizen,
Timo Kienzle
